Jeder von uns kennt Listen und führt Listen. Sei es der einfache Einkaufszettel bis hin zu den klassischen To-Do-Listen im beruflichen Kontext.
Nachdem es im letzten Blogbeitrag um die Klärung ging, was Digitalisierung ist und warum sich jeder damit auseinandersetzen sollte, möchte ich heute auf eine einfache Möglichkeit hinweisen persönlich in die Digitalisierung einzusteigen.
Nur damit wir uns richtig verstehen: ich liebe Papier! Ich liebe Notizbücher und bin immer wieder versucht Neue zu kaufen – ok, ich gebe zu: ich kaufe auch ständig neue Notizbücher, weil sie einfach schön sind und weil Papier nach wie vor eine Haptik hat, die irgendein digitales Helferlein, sei es Smartphone, Tablet oder Laptop nie haben werden. Dennoch führe ich selbst meine Listen digital. Und jetzt fragen Sie bitte nicht, was ich dann mit den Haufen an schönen Notizbüchern mache – dazu ein anderes mal.
Umgang mit Listen
Manche führen diese Listen bereits rein digital, auch wenn es oft nur ein Excel-Sheet ist. Andere schreiben Listen auf Papier, meist nicht in einem Notizbuch gesammelt, sondern auf mehreren herumfliegenden Zetteln, Post-Its und dergleichen. Das Chaos ist in letzterem Fall vorprogrammiert. Dann gibt es noch eine dritte Gruppe, die mal digital, mal analog ihre Listen schreiben.
Egal zu welcher Gruppe man sich selbst dazu zählt, für alle gilt: Alle zusammengehörenden Punkte sollten auf eine Liste notiert werden! Unabhängig davon, ob es um Aufgaben, Ideen oder den Einkaufszettel geht. Dies gilt ebenso für auf Papier geführte Listen.
Die Krux an der Geschichte sieht aber so aus, dass man oft nicht mehr weiß, auf welches Post-It man etwas geschrieben hat. Oder man hat dieses verlegt, es verschwindet unter einem Berg von anderen Zetteln und Post-Its. Dies kann bei digital geführten Listen nicht passieren.
5 klare Vorteile von digitalen Listen
Hier ein paar klare Vorteile von digitalen Listen gegenüber auf Papier geführten Listen – ohne Anspruch auf Vollständigkeit:
- Leichtere Auffindbarkeit: Man verlegt keine digitale Liste, da diese am Smartphone, auf dem Tablet oder PC abgelegt ist.
- Ständige Verfügbarkeit: Man hat seine Liste immer dabei, auch wenn man unterwegs ist. D.h. man kann jederzeit und vor allem am richtigen Ort, beispielsweise im Supermarkt, auf seine Liste zugreifen und muss nicht darüber nachdenken, was man denn auf die Liste geschrieben hat, die zu Hause liegt.
- Strukturiertes Vorgehen: Man kann einfach mehrere Listen nebeneinander führen, ohne dass man gleich Tonnen an Papier mit sich herum trägt. D.h. die Milch vom Einkaufszettel steht eben auf der Liste für Besorgungen, getrennt von Aufgaben wie Rechnungen zahlen, Angebot schreiben und ähnliches.
- Leichtere Bearbeitung: Man kann erledigte Aufgaben leicht von der Liste streichen, aber auch ebenso leicht an der richtigen Stelle hinzu fügen und das jederzeit und an jedem Ort.
- Gemeinsame Nutzung: manche Programme ermöglichen die gemeinsame Nutzung von Listen. D.h. man kann Listen mit anderen Personen teilen.
In unserem „Einkaufszettel-Beispiel“ würde dies bedeuten, dass man auf der gemeinsamen Liste sieht, falls jemand die Milch schon gekauft hat.
Die genannten Vorteile gelten unter der Voraussetzung, dass dafür Tools verwendet werden, die von jedem Gerät und Betriebssystem abrufbar sind. Es hilft wenig weiter, wenn man eine Liste am PC erstellt und abgespeichert hat, unterwegs aber keinen Zugriff auf die entsprechende Datei hat.
Vorschläge für Tools, um Listen digital zu führen
Welches Tool (also Programm oder App) man für seine Listen verwendet ist letztlich egal. Wichtig ist nur sich für eines zu entscheiden. Sie finden im Internet eine Vielzahl an Apps und Programmen, die für Listen verwendet werden können, da ist es nicht immer leicht den Überblick zu bewahren.
Ich rate dazu ein möglichst einfaches Tool zu verwenden, das auf allen Geräten und Betriebssystemen funktioniert (oder zumindest auf den von Ihnen verwendeten), offline und online abrufbar ist und im besten Fall zumindest für eine Testphase kostenlos ist.
Hier meine zwei Favoriten:
- ToDoIst: in der Grundvariante, die vollkommen ausreichend ist, kostenlos. Meine Top-Empfehlung, da dieses Tool sehr übersichtlich ist, auf allen Geräten und Betriebssystemen läuft und auch gemeinsam im Team oder der Familie genutzt werden kann
- Evernote: ist ursprünglich als Notizenapp gedacht. Dennoch kann es auch zum Listen-Führen verwendet werden. In der Grundvariante ist Evernote ebenfalls kostenlos und kann auch auf allen Geräten und Betriebssystemen verwendet werden.
Nachteile von digitalen Listen
Sie werden sich nun vermutlich fragen: Wo ist der Hacken? Welche Nachteile gibt es bei digital geführten Listen?
Klar, wo ein pro da auch ein contra – oder auch mehrere:
- Datei löschen oder nicht speichern: auch eine Datei kann irrtümlicherweise gelöscht werden oder man hat vergessen die Liste abzuspeichern. In dem Fall ist die Liste auch weg, wie wenn man eine Papierliste weggeschmissen hätte. Dies kann aber heutzutage nur passieren, wenn man ein Programm für die Listenführung verwendet, das nicht automatisch speichert bzw. in der Cloud liegt (also einem virtuellen Speicherort)
- Kein offline Zugang: idealerweise sollte die App oder das entsprechende Programm auch offline zugänglich sein, also ohne Internet-Zugang. Wie oft hat man irgendwo schlechten oder eben keinen Empfang. Wenn man die Liste nun nur online abrufen kann, dann gilt in diesem Fall: Kein Internet – keine Liste
- Schöne Listen: die meisten Apps und Programme sind hinsichtlich Design recht hübsch anzusehen. Jedoch ist das Design immer fix vorgegeben. Wenn nun jemand dazu neigt seine Listen irgendwie zu verzieren oder 10000 Farben verwenden möchte, dann ist wohl Papier vorzuziehen. In dem Fall kann ich Ihnen ans Herz legen bei Dr. Google mal nach bullet journaling zu suchen oder gleich die Seite bulletjournal.com. Für alle anderen gilt: konzentrieren Sie sich lieber auf den Inhalt und den Sinn von Listen!
- Gewohnheit: Zu guter Letzt sei noch erwähnt, dass man sich erst angewöhnen muss, Listen digital zu führen. Wie jede neue Gewohnheit, benötigt dies ein wenig Zeit, irgendwann geht es in Fleisch und Blut über.
Fazit:
Dennoch wiegt man Vor- und Nachteile von digital und analog geführten Listen gegeneinander ab, so überwiegen im Sinne einer effizienteren Handlungsweise ganz klar die Vorteile. Ich kann Sie nur ermuntern Ihre Listen in Zukunft ebenfalls digital zu führen. Beginnen Sie klein und mit einfachen Dingen wie einem Einkaufszettel oder einer Ideensammlung, die sie digital führen. Mit der Zeit werden Sie immer mehr Listen digital führen und so die Vorteile in Anspruch nehmen können.
Herzlichst, Ihre
Karin Cvrtila
PS Arbeiten Sie mit digitalen Listen oder noch auf Papier?
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