Budgetplan Online-Business: so geht es

Du weißt ja: ich bin ein bisschen zahlenverliebt. Warum? Weil ich glaube, dass Zahlen mit uns "sprechen" können und daher in der Selbständigkeit unumgänglich sind. Sie helfen uns Entscheidungen zu treffen und Risiken zu minimieren. Und mal ehrlich: wer will das nicht?

Normalerweise rede ich ja meist über Zahlen in Form von Daten, Statistiken und Umfragen. Aber es gibt natürlich noch diese "ganz normalen" betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die viele Einzelunternehmer gerne unter den Tisch fallen lassen. Ich selbst habe diese Woche für mein Online-Business einen Budgetplan erstellt und das ist auch schon das Thema des dieswöchigen Blogbeitrags. Also nicht mein Budgetplan, sondern wie du einen Budgetplan für dein Online-Business erstellen könnest.

Langweilig? Brauche ich nicht? Ist doch nur etwas für die Großen dieser Welt? Bitte, und ich bitte dich wirklich eindringlich, lese weiter!

Wozu ein Budgetplan?

Ich merke in der Beratung häufig, dass Kunden ihre betriebswirtschaftlichen Kennzahlen eben nicht kennen und das ist schade. Auch wenn du keinen betriebswirtschaftlichen Hintergrund hast, sind dennoch deine Kennzahlen für dein Unternehmen essenziell. Wie sonst willst du dein Unternehmen im Griff haben?

Neben den Umsatzzahlen, die für sich allein genommen nur wenig bis gar nichts aussagen, musst du auch die Kosten deines Unternehmens kennen, um überhaupt Entscheidungen treffen zu können.

Aber werden wir praktischer: wie gehst du vor, wenn du einen Online-Kurs buchen willst? Hast du ein Budget dafür oder triffst du deine Entscheidung für oder gegen den Online-Kurs rein nach deinem Bauchgefühl und wunderst dich am Jahresende, dass du sehr viel für Weiterbildung ausgegeben hast? Erwischt? Mach dir keine Vorwürfe, so geht es Vielen.

Wenn du dir jedoch von vornherein ein klares Budget setzt, dann passieren dir keine bösen Überraschungen. Und nein, ein Budgetplan ist keine starre Vorgabe, sondern darf und soll auch angepasst werden.

Ein Budgetplan, also der Blick in die nahe Zukunft, hilft dir auch den Blick auf deine Unternehmenskennzahlen zu schärfen. Du wirst unweigerlich feststellen, dass du ev. in manchen Bereichen deines Unternehmens weniger ausgeben solltest und in anderen dafür mehr ausgeben darfst.

Ich weiß, dass für Viele ein Budgetplan abschreckend und auch kompliziert wirkt. Das muss er aber nicht sein! Deswegen will ich dich heute tatsächlich motivieren einen Budgetplan für dein Online-Business für nächstes Jahr oder bereits das laufende Jahr aufzustellen.

Voraussetzungen für einen Budgetplan

Ein Budgetplan ist immer ein Blick in die Zukunft und betrachtet meist den Aufwand, also die Kosten.

Wie kann ich aber nun künftige Kosten abschätzen? Du kannst natürlich irgendwelche fiktiven, unrealistischen Zahlen ansetzen, aber dazu ist ein Budgetplan nicht gedacht. Dieser sollte immer möglichst realitätsnahe sein.

Du musst noch vor der Budgeplanung für dein Online-Business eine Umsatzschätzung machen. Und diese sollte eben auch nicht nur aus einem Wunsch heraus formuliert werden (auch wenn viele Business-Coaches genau dazu raten). Sich also vorzunehmen "ich will nächstes Jahr 1 Mio verdienen" ist gut und schön, aber vermutlich zu Beginn wenig bis gar nicht realistisch. Auch dann nicht, wenn du dir dazu ein tägliches Mantra vorsagst.

Also die Umsatzschätzung sollte keine pi-mal-Daumen Rechnung sein, sondern auf einer realistischen Planung beruhen. Wenn du bereits ein laufendes Online-Business hast, dann verfügst du auch über Zahlen aus den vergangenen Jahren und kannst dich an diesen orientieren. Und ja, diese findest du in deiner Buchhaltung, diese machst du nämlich nicht für deinen Steuerberater, sondern für dein Unternehmen und als EinzelunternehmerIn bist du das Unternehmen 😉

Grundsätzlich, ob nun als Gründer eines Online-Business oder bereits Online-UnternehmerIn, gehe von deinen gegenwärtigen und künftigen Angeboten aus. Dabei können folgende Fragen helfen:

1. Welche Produkte willst du nächstes Jahr anbieten?
2. Zu welchem Preis?
3. Wie viele Kunden werden deine Produkte kaufen? Und nein "möglichst viele" ist hier nicht die geeignete Antwort, die uns weiterbringt 😉 Versuche hier eine möglichst realistische Schätzung zu treffen!
4. Häufig führen die genannten 3 Fragen auch dazu, dass man die eigene Angebotspalette überarbeiten muss. Oder Fragen auftauchen wie "wie viele Kunden schaffe ich zeitlich"?

Wenn du nun einen Soll-Umsatz definiert hast, dann können wir uns näher dem eigentlichen Budgetplan in deinem Online-Business widmen.

Budgetplan Online-Business - was gehört hinein?

Häufig wird fälschlicherweise davon ausgegangen, dass ein Online-Business ja nichts kostet. Das stimmt nur leider nicht. Über die Kosten eines Online-Business habe ich bereits einmal einen Artikel geschrieben.

Die gute Nachricht: auch wenn du dich bisher gesträubt hast einen Budgetplan für dein Online-Business zu erstellen, dieser Plan muss nicht hochkompliziert und komplex sein. Es geht auch einfach! Und ich plädiere für den Anfang den eigenen Budgetplan auch möglichst einfach zu halten, damit du anfängst mit einem zu arbeiten.

Die Frage ist, was gehört in den Budgetplan hinein? Hier ein Vorschlag für einen Budgetplan für dein Online-Business mit nur 8 Positionen:

1. Beratungskosten im Online-Business

Hier meine ich die Kosten für Steuerberater und Anwalt.

Bevor du jetzt laut aufschreist "das brauche ich nicht": nein, diese Position wird bitte nicht gestrichen.

Einen Steuerberater (außer du bist selbst einer) kann ich dir nur wärmstens ans Herz legen. Die Steuersysteme, egal ob in Österreich, Deutschland oder der Schweiz, sind so komplex, dass diese nur selten selbst in den Griff zu bekommen sind. Ein Steuerberater kennt jedoch alle Vorschriften, so wie die laufenden Änderungen und wird dich unterstützten. Die gute Nachricht: Steuerberatungskosten sind von der Steuer absetzbar und im besten Fall erspart dir ein Steuerberater viel Geld! Also ja, du brauchst einen 😉

Daneben würde ich auch etwas Geld zur Seite legen für etwaige Rechtshilfe. Im Online-Business sind wir immer wieder von recht weitgehenden rechtlichen Rahmenbedingungen und vor allem Änderungen betroffen. Denke nur an die DSGVO, Gesetze rund um den Uploadfilter oder das EUGH-Urteil zu Cookies. Hinzu kommt, dass die meisten Datenschutzgesetze vom Gesetzgeber nur unzureichend definiert sind. Dies führt zu einer hohen Rechtsunsicherheit und daher solltest du gerüstet sein, um sich im Falle des Falles einen Anwalt eben leisten zu können. Auch dies ist ein Bereich, der nicht gerade DIY-geeignet ist.

2. Personalkosten im Online-Business

Du kannst jetzt natürlich einwenden "aber ich bin EinzelunternehmerIn und habe keine Mitarbeiter". Mag sein, aber dennoch nimmst du vielleicht ab und zu die Leistungen von externen Dienstleistern in Anspruch z.B. in Form von Webdesignern, virtuellen Assistenten, Technikdienstleistern ...

Und wenn nicht, dann wird irgendwann der Punkt kommen, wo du eben nicht mehr alles selbst machen kannst und Unterstützung von externen Dienstleistern bei der Umsetzung in Anspruch nehmen wirst. In der ein oder anderen Weise nehmen wir alle Hilfe in Anspruch. Und diese Kosten sollten in deinem Budgetplan aufscheinen.

3. Marketingkosten

Damit sind vor allem Kosten für Facebook-Ads, Google Ads etc. gemeint. Machst du nicht? Vielleicht noch nicht. Aber irgendwie wirst du für Traffic auf deiner Website sorgen müssen, für mehr Newsletter-Abonnenten etc. Ja klar geht das auch organisch. Sogenannter Paid Traffic, also Anzeigen, bewirken jedoch schnellere Erfolge - da müssen wir ehrlich sein.

Und diese "Marketingkosten" sind auf jeden Fall in den Budgetplan aufzunehmen, damit du nicht davon überrascht wirst oder dich eben auch mit diesem Thema einmal auseindersetzen kannst. Du kannst hier z.B. einen bestimmten Prozentsatz deines geplanten Umsatzes herannehmen (das müssen bitte nicht Unmengen sein!) - so gehen häufig große Unternehmen vor und das ist auch nicht "ganz" falsch.

Wenn du bereits Anzeigen geschaltet hast, dann kannst du von diesen Kosten ausgehen und mit deinen Zielen für das nächste Jahr in Verbindung setzen. z.B. du willst nächstes Jahr 1000 neue Newsletter-Abonnenten durch Facebook-Ads gewinnen und weißt, dass dich ein neuer Newsletter-Abonnent via Facebook-Ads 2 Euro kostet. Dann solltest du 2000 Euro für Facebook-Werbung einplanen. So viel? Hängt eben von deinen Zielen ab, wie du diese erreichen willst und wie viel dich ein neuer Abonnente über Facebook-Ads kostet.

Du siehst, dass die Erstellung eines Budgetplans häufig noch weitere Fragen aufwirft und das ist gut so!

4. Software, Apps und Tools

Im Verhältnis zu einem Offline-Business bewegen sich die Kosten eines Online-Business meist in einem überschaubaren Bereich. Wobei nochmals darauf hingewiesen sei: es gibt kein kostenloses Online-Business!

Naturgemäß verwenden wir mit einem Online-Business jede Menge an Apps, Tools und sonstiger Software (Domain/Hosting, Newsletter-Anbieter, Kalendertools etc). Manche eben mehr und andere weniger. Insgesamt, auch wenn die einzelnen Beträge auf den ersten Blick gering erscheinen, können sich die Kosten für Software, Apps und Tools zu einem relativ großen Brocken entwickeln.

Schreibe daher genau auf welche Apps und Tools du in deinem Online-Business verwendest und wie viel diese kosten. Und: aktualisiere regelmäßig diese Liste, eben sobald ein neues Tool hinzukommt oder auch eines ausscheidet. Klingt banal, ich kann dir aber versichern, dass die meisten Online-Unternehmer dies nicht tun.

Diese Kosten mit einem ev. Puffer sollten ebenfalls in den Budgetplan einfließen, auch wenn es häufig kleinere Beträge sind.

Der nette Nebeneffekt: wenn du erstmal so eine Liste erstellt hast, dann werden dir diese Kosten bewußter. Du wirst häufig Tools finden, die du gar nicht nutzt, aber dafür bezahlst - also weg damit. Andere Tools wirst du vielleicht ersetzen wollen. Hier finden sich meist die größten Einsparungspotentiale im Online-Business. Glaube mir, ich spreche aus Erfahrung 😉

Und so ein Ausmisten der Tools im Online-Business solltest du ab und zu vornehmen, warum nicht im Zuge deiner Budgetplanung?

5. Hardware

Du hast eh alles, was du so benötigst? Oder als Online-UnternehmerIn brauchst du doch eh nur einen Laptop?

Naja, ganz so stimmt das meistens nicht. Es arbeiten zwar tatsächlich einige Online-UnternehmerInnen nur mit einem Laptop, aber viele arbeiten nach wie vor mit einem Standgerät, haben daneben noch einen Scanner/Drucker, WLAN-Kastln, Webcam, Mikro, Stative, Lichtquellen, etc. Und von Zeit zu Zeit müssen diese ganzen Geräte ersetzt werden oder gehen eben auch mal kaputt. Und dann solltest du gerüstet sein. Einige Neuanschaffungen kann man im Voraus planen, andere kommen eher überraschend.

Jedenfalls ist es ein Irrglaube, dass du bei einem Online-Business nur einen Laptop brauchst! Plane also auch hier Geld ein.

6. Weiterbildung/Beratung

Klar, du solltest dir natürlich ein möglichst hohes Budget für Weiterbildung und Beratung zur Analyse und Online-Strategie bei TILA DIGITAL einplanen 😉

Scherz bei Seite! Aber ich glaube, wir sind uns einig, dass Weiterbildung in sich selbst und als EinzelunternehmerIn somit in dein Unternehmen notwendig ist. Weiterbildung bedeutet nichts anderes als eine Investition in die Zukunft, die sich im besten Fall (und das sollte sie immer) auch rechnet. Vor allem in einem Online-Business bist du mit vielen und schnellen Veränderungen konfrontiert und solltest am Ball bleiben, damit dein Online-Business eben funktioniert.

Allerdings ist hier auch eine kleine Warnung angebracht: ich sehe immer wieder EinzelunternehmerInnen, die von einem Online-Kurs zum nächsten hüpfen, jedoch das Gelernte nicht umsetzen! Und ohne Umsetzung hilft auch der beste Kurs nicht weiter. Also nutze das Wissen, dass du bereits erworben hast und setze dieses um!

Deshalb überlege in welchen Bereichen du dich weiterbilden willst bzw. solltest, was du und dein Online-Business voranbringen würde. Und danach planst du ein Budget für nächstes bzw. das laufende Jahr ein. So hast du immer im Blick, ob du dein Budget überschritten hast oder nicht. Aber plane bewußt Geld ein, dass du in dich selbst und dein Business investieren willst. Auch diese Entscheidung hängt sehr eng mit deinen eigenen Zielen zusammen.

7. Raumkosten/Betriebskosten

Die meisten Online-Unternehmer arbeiten in einem Home-Office, d.h. von zu Hause aus. Und ja, manche reisen auch um die Welt und arbeiten von überall her. Einige arbeiten zumindest teilweise in sogenannten Co-Working Räumen für die sie auch Miete bezahlen.

All diese Kosten sind ebenso einzurechnen. Und ja auch das Home-Office ist nicht "umsonst", sondern auch hier wirst du Möbel brauchen, eine Internetleitung (!), ein Telefon etc. Daneben noch allerhand Büromaterial, das sich jedoch tatsächlich in Grenzen hält (sofern du dein Online-Business großteils digital führst).

8. Sonstiges/abhängig von deinem Online-Business und deiner Branche

Diese Kategorie habe ich nun bewußt offen gehalten, da jedes Online-Business anders tickt. Vielleicht kommen bei dir hohe Reisekosten hinzu, weil du dennoch auch offline Kunden bedienst oder andere branchenabhängige Kosten. Versuche grob Kategorien zu bilden und diese dann zu beziffern.

Zwischensumme: Kosten deines Online-Business

Wenn du nun alle Kosten der genannten Kategorien zusammenrechnest, so hast du ein klares Bild rund um deine Ausgaben im nächsten Jahr. Ich hoffe du fällst bei der Summe nicht vom Stuhl 😉

Aber: du hast ja davor auch deinen Umsatz geplant und solltest nun sehen, ob mit dem geplanten Umsatz die geplanten Aufwände gedeckt sind! Eine Kategorie haben wir jedoch noch vor uns, über die wir unbedingt sprechen und ja nicht vergessen sollten!

Steuer und Sozialversicherung

Du könntest jetzt theoretisch hergehen und von deinem geplanten Umsatz die soeben errechneten Kosten abziehen und sich darüber freuen, wie viel dir übrig bleibt 🙂 Aber Stop! Ich will dir deine Freude wirklich nicht verderben, aber nun kommen noch die Steuer und Sozialversicherung hinzu!

Und diese beiden Posten werden wohl die größten in deinem Unternehmen sein, egal ob offline oder online. Nur leider wird auch darauf häufig "vergessen", weil die Steuer kommt ja erst im nächsten Jahr. Ja, aber du solltest auf jeden Fall gewappnet sein und sich bereits im laufenden Geschäftsjahr Geld für die Steuer und eine etwaige Nachzahlung der Sozialversicherung zur Seite legen. Übrigens der häufigste Grund, warum so viele Unternehmen nach 2 Jahren leider Konkurs anmelden müssen, ist, dass eben kein Geld für Steuer und Sozialversicherung vorhanden ist. Und in diese Falle willst du keineswegs tappen!

Dennoch die Steuer und Sozialversicherung fügst du erst am Ende deines Budgetplans hinzu. Erstens, weil du dich im Gegensatz zu den anderen Posten hier nicht frei entscheiden kannst, ob du mehr oder weniger ausgeben willst. Und Zweitens, weil sich deine Steuer- und Sozialversicherungsschuld aus deinen Einnahmen und Ausgaben berechnet. Du siehst: es macht schon einen Sinn einen Steuerberater hinzuzuziehen 😉

Exkurs: den österreichischen Lesern kann ich hier die SV- und SteuerApp der WKO empfehlen!

Fazit

Auch wenn es dir noch so davor graut, aber du solltest tatsächlich einen Budgetplan erstellen. Dieser muss gar nicht groß und kompliziert sein, ein "kleiner" Überblick reicht für den Anfang. Mit der reinen Erstellung des Budgetplans ist es jedoch häufig noch nicht getan: du solltest dir diesen während des Jahres auch anschauen und aktuell halten, damit du eben deine betriebswirtschaftlichen Zahlen im Griff hast und nicht am Ende des Jahres feststellen musst, dass du leider, leider viel zu viel ausgegeben hast!

Wenn du also noch keinen Budgetplan hast, dann erstelle jetzt einen und ja, diesen brauchst du auch als EinzelunternehmerIn und auch mit einem Online-Business!

Herzlichst, deine

Karin Cvrtila

PS Mehr zum Thema Tipps für Solopreneure kannst du auf dieser Seite finden, wo ich dir alle bisher erschienenen Themen rund um ein Online Business zusammengestellt habe.