Am 20. Juni war Tag der Produktivität. Ich weiß, es gibt die kuriosesten „Feiertage“ und der soeben erwähnte gehört sicher in diese Kategorie. Dennoch habe ich mir gedacht, dass dies eine gute Gelegenheit ist, um einen Blogbeitrag zum Thema Produktivität zu schreiben.
Warum? Vielleicht kennen Sie ja auch folgendes Szenario: es ist Freitag Nachmittag und eine volle Arbeitswoche liegt hinter Ihnen. Sie schauen auf Ihre To-Do-Liste und stellen fest, dass diese kaum kürzer im Vergleich zum Montag ist und irgendwie schleicht sich das ungute Gefühl ein, dass Sie vieles diese Woche nicht geschafft haben, das Sie sich vorgenommen haben.
Wie kann aber nun eine produktive oder zumindest produktivere Woche gelingen? Vielleicht mit den folgenden Tipps:
Strukturen schaffen mit Routinen
Ich habe bereits einen Blogbeitrag darüber geschrieben, wie Routinen beim Blogschreiben helfen können. Und genauso können Routinen während der Woche Strukturen schaffen, die ein leichteres und produktiveres Arbeiten ermöglichen.
Jeder von uns hat wiederkehrende Aufgaben, die sich in Aufgabenkategorien unterteilen lassen. Dies könnte z.B. Arbeit an Kundenprojekten sein, Marketing, Buchhaltung, etc. Meine Empfehlung wäre, dass man diese Aufgabenkategorien für bestimmte Tätigkeiten bündelt und fixe Tage dafür vergibt.
Warum? Weil Studien ergeben haben, dass wir in einen besseren sogenannten „Flow“ kommen, wenn wir ähnliche Aufgaben bündeln. D.h. wir kommen mit unserer Arbeit besser voran und sind dabei produktiver, weil wir nicht ständig umdenken bzw. uns in neue Aufgabengebiete und Tätigkeiten Eindenken müssen.
Routinen wiederum helfen uns, dass wir Aufgaben leichter bewältigen, weil wir erst gar nicht darüber nachdenken müssen, was wir tun müssen. Wir erledigen diese Aufgaben automatisch.
Für Einzelunternehmer und kleine Unternehmen gilt häufig folgende Faustformel: 50 Prozent der Arbeitszeit verwendet man für direkte Kundenarbeit, die restlichen 50 Prozent entfallen auf Tätigkeiten wie Marketing, Akquise, Buchhaltung, Administration. Darunter fallen viele, viele „Kleinigkeiten“ (z.B. Rechnungen schreiben, Social Media Postings vorbereiten, E-Mail Beantwortung, Büromaterial einkaufen, Überweisungen, Blogbeiträge verfassen, Webseiten-Pflege ….) und meist unterschätzen wir genau diesen Zeitaufwand.
Wie könnte nun so eine strukturierte Woche aussehen? Bei mir sieht Sie im Wesentlichen so aus, wobei dies nur ein Beispiel ist, Sie können Ihre Woche klarerweise ganz anders strukturieren:
Montag bis Mittwoch stehen bei mir ganz im Zeichen der Kundenarbeit. D.h. viele Kundentermine, aber auch viel direkte Arbeit an Kundenprojekten.
Donnerstag ist mein Marketing-Tag und ja, da erscheint auch immer ein neuer Blogbeitrag, die Social Media Postings für die darauffolgende Woche werden geplant, alle 2 Wochen wird der Newsletter versendet etc. Ahja übrigens: falls Sie noch nicht in meinem Newsletter dabei sind, dann würde ich mich über einen Eintrag sehr freuen 😉
Freitag ist mein Administrations-Tag. Was ich da mache? Jeden ersten Freitag im Monat mache ich meine Buchhaltung vom letzten Monat, jeden zweiten Freitag im Monat pflege und hege ich diese Webseite, daneben versuche ich so ziemlich alle sonstigen administrativen Aufgaben zu erledigen. Freitag Nachmittag plane ich die darauffolgende Woche, ausgehend von einem Rückblick der Woche und glauben Sie mir, hier finde ich immer noch irgendwo versteckte Aufgaben, die sich in E-Mails oder auch in Mitschriften bei Kunden befinden.
Ah, und eine neue Aufgabe für Freitag habe ich neuerdings auch: um 9 Uhr in der Früh trinke ich immer gemeinsam auf der TILA DIGITAL Facebookseite einen Kaffee mit Ihnen und versuche Sie mit Tipps und Tricks zu unterstützen. Dieser Kaffee zu Beginn des Tages ist für mich zugegebenermaßen eine Belohnung im Voraus, um mich danach den weniger spannenden administrativen Aufgaben des Tages zu widmen 😉
Das wäre bei mir eine ideale Woche, die auch nicht immer zu 100 Prozent eingehalten wird, weil eben die Kunden und das Leben dazwischenkommen. So soll es auch sein. Jede Zeitplanung muss auch flexibel genug sein, um sie jederzeit an neue Anforderungen anpassen zu können.
Realistische Wochenplanung
Dennoch passiert es häufig, dass ich am Freitag da sitze und mir denke „naja, die To-Do-Liste sieht ein wenig lang aus“. Das liegt zum Teil daran, dass wir wohl alle ein wenig oder auch mehr – wie in meinem Fall – dazu neigen, uns viel zu viel für eine Woche vorzunehmen. Die Sache ist aber die, dass der Tag dennoch nur 24 Stunden hat und wir diesen auch beim besten Willen nicht in die Länge ziehen können. Dies würde übrigens auch keinen Sinn machen, da unsere Konzentration nicht rund um die Uhr aufrechterhalten werden kann.
Was kann man aber tun, um die Woche ein wenig realistischer zu planen?
- Der erste Blick muss dem eigenen Kalender gewidmet sein. D.h. wenn man sieht, dass man an einem Tag schon 3-4 Termine hat, dann wird es wohl wenig sinnvoll sein an diesem Tag zusätzlich große Aufgaben bewältigen zu wollen. Also zuerst rund um die Fixtermine planen.
- Der nächste Schritt lautet, dass wir uns überlegen, welche Aufgaben tatsächlich in dieser Woche erledigt werden müssen und was wir in dieser Woche schaffen wollen! Und hier liegt auch gleich die Krux in der Geschichte: wir nehmen uns oft zu viel vor für einen zu kurzen Zeitraum. Wir unterscheiden kaum zwischen dringend und wichtig. Eisenhower hat das in seiner Matrix sehr schön beschrieben. Demnach sollten wir stark zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben unterscheiden und den wichtigen Aufgaben klar den Vorzug geben. Auch wenn dies im Alltag nicht immer leicht umzusetzen ist.
- Anhand der „idealen“ Wochenstruktur, wie oben beschrieben, bündeln wir nun unsere Aufgaben nach Kategorien (z.B. in Marketing, Administration etc) und planen diese für die entsprechenden Tage.
- Der wichtigste Schritt zuletzt: Puffer einplanen! Wir wissen, denke ich, alle aus Erfahrung, dass manche Aufgaben dann doch länger dauern als erwartet, neue Aufgaben hinzukommen, ein Termin auch mal länger dauert etc. und schon wäre unser „idealer“ Wochenplan über den Haufen geworfen. Nicht jedoch, wenn wir täglich ein wenig Puffer-Zeit im Voraus einplanen.
Fokus finden
Der fast wichtigste Tipp für eine produktive Woche lautet: Fokus finden! Genau definieren und aufschreiben (!) was wir genau diese Woche schaffen wollen. Und hier bitte nicht gleich eine separate Liste mit 100 Dingen schaffen. Die Regel lautet: höchstens 3 wichtige Aufgaben, also die, die uns unseren Zielen näher bringen, für die Woche vornehmen. Nicht mehr, auch wenn es noch so verlockend erscheint.
Vielleicht hilft es sich die Frage zu stellen: „wenn ich sonst nichts in dieser Woche schaffe, was möchte ich auf jeden Fall erledigen“.
Planung ist ja gut und schön, aber wie immer kommt es auf die Umsetzung an. Der schönste Plan hilft nichts, wenn er nur auf dem Papier oder einer schönen App lebt.
Daher versuchen Sie Ihre wichtigsten Aufgaben gleich in der Früh zu erledigen, womöglich wenn der Alltragstrubel noch nicht losgebrochen ist. Reservieren Sie, wenn möglich, 2 Stunden Zeit dafür oder beginnen Sie zumindest mit einer Stunde am Morgen.
Wenn man diese eine wichtige Aufgabe erledigt hat, dann startet man schon viel zufriedener in den Tag, weil man das Gefühl hat tatsächlich etwas weitergebracht zu haben – versprochen! Diese eine wichtige Aufgabe muss übrigens nicht immer, wie beim viel zittierten „Eat the frog“ Konzept, unangenehm sein. Häufig sind das Aufgaben, die wir aufschieben. Wo wir wissen, dass sie wichtig sind, aber eben nicht dringend. Und hier heißt es Wege zu finden, um sich auch mal selbst auszutricksen 🙂
Übrigens gilt auch bei Ihren Fokus-Aufgaben: wenn Sie hier Routinen schaffen und immer am Morgen die ersten Stunden mit Ihrer wichtigsten Aufgabe starten, dann geht das irgendwann ins Blut über und nach ein paar Wochen widmen Sie sich automatisch in der Früh Ihrer wichtigsten Aufgabe. Ein Versuch lohnt sich!
Fazit
Seien wir ehrlich, wir wollen alle produktiver werden und mehr in kürzerer Zeit schaffen. Mit ein wenig Planung und Struktur kann dies auch gelingen. Und ja, ein wenig Disziplin gehört auch dazu, ohne wird es zumindest zu Beginn nicht funktionieren.
Ich hoffe, dass Ihnen die paar Tipps für Ihre produktive Woche weiterhelfen! Wenn Sie noch Fragen haben: Sie wissen wo und wie Sie mich finden 😉
Herzlichst, Ihre
Karin Cvrtila
PS Was mein Fokus momentan ist? Im Mai war es die Umsetzung der DSGVO – ich ahne, dass es Ihnen ähnlich ergangen ist 😉 Momentan beschäftige ich mich mit neuen Angeboten, die ich für Sie konzipieren möchte! Bleiben Sie gespannt, mehr dazu und weitere Tipps gibt es immer wieder im Newsletter 😉
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