Checkliste: 14 Kriterien für die Auswahl einer APP

Letzte Woche haben wir uns mit der Frage beschäftigt, warum wir nicht ständig Apps und Tools wechseln, sondern uns für ein Set an Tools entscheiden sollten. Heute geht es um 14 Kriterien, die eine App, ein Tool oder ein Programm erfüllen müssen, um in die nähere Auswahl zu kommen. Inklusive einer Checkliste wie eine App auszuwählen ist.

Für wen sind die 14 Kriterien für die Auswahl einer App nützlich?

Eine kleine Anmerkung zuvor: diese Checkliste richtet sich an Personen, die Tools und Apps im privaten oder im unternehmerischen kleinen Rahmen verwenden wollen. Es geht darum wie man Kalender-Apps, E-Mail-Apps, Aufgabenlisten-Apps, Notizen-Apps und ähnliches auswählt. Also Tools und Apps für den täglichen beruflichen, aber auch privaten Gebrauch.

Nicht um „Monsterprogramme“. Wenn große Unternehmen vor der Entscheidung stehen, ein neues Programm anzuschaffen, so wird immer ein Pflichtenheft erstellt. In diesem werden die Kriterien festgeschrieben (!), die ein Programm unbedingt erfüllen muss. 

Natürlich kannst du jetzt sagen „ich probier einfach mal ein Tool aus“. Dann muss ich dich aber darauf aufmerksam machen, dass du mit übermäßigen Ausprobieren von Tools sehr schnell beim chaotischem Verzetteln mit Tools landest. Ich spreche übrigens aus Erfahrung 😉

Checkliste: wie wähle ich ein Tool aus

So ein Pflichtenheft für den alltäglichen Gebrauch soll die nachstehende Checkliste darstellen.Beantworte künftig folgende Fragen, wenn du dich für eine neue App oder Tool entscheiden willst:

1. Funktionen:

Welche Hauptaufgabe soll das Tool oder die App erfüllen? Was muss die App können? Wofür willst du die App nutzen? Welche Funktionen muss die App erfüllen, welche sind nur zweitrangig oder lediglich ein nice-to-have?

Und vor allem: nutzt du vielleicht bereits ein Tool oder eine App, die genau diese Funktionen bereits integriert haben? Die Sache ist nämlich die: du musst dich in jedes neue Tool erst einarbeiten, unterschätze den Zeitaufwand dafür bitte nicht. Daher ist es einfacher ein Tool, das du bereits nutzt und mit dem du dich gut auskennst auch für andere Aufgaben zu nutzen.

Der Grundsatz lautet daher: je weniger Tools, desto besser!

2. Geräte:

Funktioniert das Tool oder die App auf allen von dir benutzten Geräten (Smartphone, Tablet, Laptop, Stand-Computer)?

3. Betriebssysteme:

Funktioniert das Tool oder die App auf allen Betriebssystemen? Diese Frage stellt sich vor allem, falls du selbst unterschiedliche Betriebssysteme nutzt (z.B. einen Windows-PC und ein iPhone), vor allem aber, wenn das neue Tool mehrere Personen unterstützen soll.

Häufig kann dieses Problem gelöst werden, indem das Tool eine Browserfunktion hat. D.h. du hast dann keine App installiert, kannst aber über den Browser (oder App und Browser) auf deine Daten (und ja, auch Notizen sind Daten) zugreifen.

4. Synchronisation:

Werden deine Daten auf allen Geräten synchronisiert? D.h. wenn du z.B. eine neue Aufgabe über dein Smartphone eingibst, erscheint diese neue Aufgabe dann auch automatisch auf deinem Laptop? Die Synchronisation sollte klarerweise schnell und verlässlich erfolgen. Die gute Nachricht: mittlerweile ist die Synchronisation fast zur Selbstverständlichkeit geworden und die meisten Tools haben synchronisieren die Daten immer besser.

5. Interaktion/Integration:

Kann das Tool oder die App mit meinen bereits genutzten Apps verbunden werden? D.h. kann ich z.B. Aufgaben per E-Mail an die Aufgaben-App schicken? Oder kann ich meinen E-Mail Anbieter mit dem neuen Tool verbinden?

Wenn es keine Integration, also Schnittstellen zu anderen Tools geben sollte, dann schau dir doch mal IFTT oder Zapier an. Diese beiden Tools machen genau das: sie verbinden verschiedene Tools miteinander, auch wenn diese vielleicht keine Schnittstelle vorgesehen haben.

6. Teamfähigkeit:

Kann die App auch im Team verwendet werden oder kann nur ich damit arbeiten? Falls du darüber nachdenkst, das Tool gemeinsam mit deinem Team oder deinen Kunden oder Familie zu nutzen.

7. Datensicherheit/DSGVO:

Ein Thema das zunehmend wichtiger wird und vor allem im beruflichen Kontext nicht außer Acht gelassen werden sollte: Wo liegen meine Daten? In welchem Land? Meist liegen die Daten in der Cloud. Die Frage ist: wo liegt die Cloud – in Europa, den USA oder woanders?

Wenn die Daten eben nicht in Europa liegen, dann prüfe, ob das Tool DSGVO (im Englischen GDPR) konform ist. Kannst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag abschließen? Vergiss nicht in deiner Datenschutzerklärung Infos dazuzugeben. 

8. Datenexport:

Denke bitte bereits zu Beginn an das Ende: Kann ich meine Daten exportieren? In welchem Format können die Daten exportiert werden?

Diese Frage ist wichtig, weil was passiert, wenn du das Tool eines Tages doch wechseln willst oder dieses gar eingestellt wird?

9. Updates:

Wird das Tool oder die App von den Entwicklern regelmäßig upgedatet? Und nein hier geht es nicht vorrangig um neue Funktionen, sondern auch um Datensicherheit.

D.h. dass mögliche Lücken, auch von Betriebssystemen, von den Entwicklern geschlossen werden. Darüber hinaus können regelmäßige Updates auch ein Hinweis darauf sein, wie ernst es die Anbieter mit ihrem eigenen Tool meinen.

10. Offlineverfügbarkeit:

Kann die entsprechende App auch offline genutzt werden? Stimmt, es drängt sich die Frage auf, wann man heutzutage nicht online ist.

Dennoch es gibt Situationen und Orte, wo die Online Verfügbarkeit nur eingeschränkt ist. In diesen Momenten sollte dein Tool dennoch funktionieren, um Ärger zu vermeiden und den Nutzen zu erhöhen.

11. Support:

Gibt es einen Support für das Tool? Ein Forum? Lerntrainings?

Das ist oft notwendig, um sich einerseits in ein Tool einarbeiten zu können, andererseits schnelle Antworten auf Fragen zu erhalten.

12. Testversion:

Gibt es eine kostenlose Testversion? Wenn ja: dann solltest du diese unbedingt in Anspruch nehmen. Und ja, auch dann, wenn du dir ganz sicher bist, das Tool nutzen zu wollen. Das ist man zu Beginn übrigens fast immer 😉

13. Kosten:

Mit welchen Kosten ist zu rechnen? Die meisten Tools und Apps bieten verschiedene Kaufvarianten an, wobei die Grundversion häufig kostenlos und in vielen Fällen auch ausreichend ist.

Wenn du ein Tool jedoch wirklich viel nutzt, dann wirst du meistens auch noch zusätzliche Funktionen haben wollen, die es eben nur in der Bezahlvariante gibt. In so einem Fall: da sind die Kosten dafür meist mehr als gerechtfertigt.

Verabschiede dich bitte von dem Gedanken, vor allem, wenn du ein Online-Business betreibst, dass jedes Tool und jede App kostenlos sein müssen – schließlich müssen die Entwickler auch von etwas Leben, oder? Und du hast auch etwas davon: wenn die Entwickler der App oder des Tools auch Geld damit verdienen, dann werden sie das Tool auch weiter entwickeln und es eben nicht gleich wieder einstampfen! Und das sollte in deinem Sinn sein 🙂

14. Design:

Schlussendlich, spricht dich das Design der App an? Auf den ersten Blick spielt das Design eine untergeordnete Rolle, aber du willst das Tool ja tatsächlich täglich nutzen. Das soll auch Spaß machen!

Fazit

Kläre, die für dich entscheidenden Kriterien, vor der Installation oder dem Kauf eines Tools oder einer App. Die Checkliste soll dir eine Orientierung geben, um ein Verzetteln zwischen den verschiedensten Tools zu vermeiden. Anhand dieser fallen schnell einige Apps aus.

Ich hoffe, dass dir die Checkliste weiterhilft!

Herzlichst, deine

Karin Cvrtila

PS Und ja, ich nutze diese Checkliste tatsächlich genau so, wenn ich unterschiedliche Tools oder Apps teste.

Wenn du noch mehr zum Thema Struktur im Business lesen willst, dann habe ich hier eine Übersichtsseite für dich zusammengestellt. Und wenn du Begleitung dazu suchst, dann schau dir den MACHEN-Club an