Quartalsplanung statt nur Jahresplanung im Business

Dieser Beitrag (aus April 2019) wurde im Juni 2022 überarbeitet und aktualisiert!

Gerade starten wir in ein neues Quartal, daher der ideale Zeitpunkt, um über unsere Quartalsplanung zu sprechen.

Ob man die Quartalsplanung nun 90 Tage Ziele oder 3 Monatsplanung oder 12 Wochen Planung nennt, sei jedem selbst überlassen. Jedenfalls macht es Sinn, nicht nur eine Jahresplanung zu machen, sondern diese in Quartale zu unterteilen.

Warum eine Jahresplanung alleine nicht ausreicht

Jetzt kann man natürlich sagen „aber ich habe ja schon eine Jahresplanung, warum soll ich da noch eine Qartalsplanung machen?“

Gute Frage. Erfahrungsmäßig ist es so, dass häufig voller Motivation eine Jahresplanung gemacht wird. Man ist richtig stolz darauf und voller Tatendrang. Das ist auch gut so.

Worauf jedoch oft vergessen wird: ein Plan (egal um welchen Plan es sich auch handeln mag) ist zum Arbeiten da und nicht, um in der Schublade oder den Tiefen des eigenen Computers zu verschwinden.

Ein Jahresplan ist auch nie in Stein gemeißelt, sondern dafür da, um uns eine Richtung vorzuweisen, die jedoch immer wieder angepasst werden sollte. Weitere 10 Stolpersteine bei der Jahresplanung kannst du hier nachlesen.

Gerade die letzten Jahre der Pandemie haben sehr gut gezeigt, dass ein Jahresplan ohne angepasst zu werden, uns nicht wirklich weiterhelfen wird.

Vorteile der Quartalsplanung gegenüber der Jahresplanung

Daher auch die Idee der Quartalsplanung, die so manche Vorteile gegenüber der Jahresplanung mit sich bringt.

Wichtig ist jedoch hervorzuheben, dass es nicht darum geht einen Jahresplan ODER eine Quartalsplanung zu erstellen, sondern dass sich die beiden ergänzen!

Du hast noch gar keine Jahresplanung?Hol dir jetzt die Anleitung und das Workbook, um sofort mit deiner Jahresplanung zu starten!

Auch wenn nicht gerade 1.1. ist 😉

Zur Jahresplanung

Sehen wir uns aber nun genauer die Vorteile einer Quartalsplanung an:

1. Flexibilität durch die Quartalsplanung

Der Grund, warum viele UnternehmerInnen gar keine Planung machen oder diese scheuen, ist, dass sie oftmals fürchten durch einen Plan ihre Flexibilität einzubüßen.

Genau das Gegenteil ist jedoch der Fall!

Du brauchst einen Plan, der dir die Richtung vorweist. Das macht unser Jahresplan für uns.

In der Quartalsplanung geht es darum, dass wir den Jahresplan an die neuen Gegebenheiten anpassen. Und es ist nun mal so, dass auch in ruhigen und nicht nur in Krisenzeiten sich das Umfeld und die Bedingungen immer wieder ändern.

Darauf müssen wir als UnternehmerInnen agieren. Wohlgemerkt bitte agieren und nicht reagieren. Hast du gar keinen Plan, dann bist du immer nur in der Position der Reagierenden. Das ist auf die Dauer anstrengend und wenig zielführend.

Du kannst es dir so vorstellen: der Jahresplan gibt uns den Rahmen vor. Die Quartalsplanung sorgt für die Anpassung und auch die Umsetzung.

2. Die Quartalsplanung führt zur Einfachheit

Es ist ja so, seien wir ehrlich. Ein Jahr ist ein langer Zeitraum und oft wenig überschaubar.

Wie oft denken wir uns „ach, das mache ich dann im Herbst“ und weil zu Jahresanfang (übrigens: man muss eine Jahresplanung nicht immer am Jahresanfang erstellen) der Herbst noch sehr weit erscheint, stopfen wir in der Jahresplanung immer mehr Projekte in den Herbst, bis dieser überquillt. Spätestens im September/Oktober ist klar, dass unser Vorhaben nicht mehr umsetzbar sind.

Wenn du jedoch eine Quartalsplanung machst, d.h. nur die nächsten 3 Monate planst, dann ist das ein überschaubarer Zeitraum und du kommst weniger in Versuchung immer mehr und mehr Projekte und Vorhaben in diesen engen Zeitraum zu quetschen.

3. Die Quartalsplanung bringt uns in die Umsetzung

So finden sich in der Quartalsplanung ein paar wenige Projekte, die die gesamte Planung und vor allem auch die Umsetzung um einiges vereinfachen. Wir kommen ins Machen und das sollte das Ziel jeder Planung sein.

3 Monate sind überschaubar und sie bauen auch ein wenig positiven Druck auf, dass wir nicht der Aufschieberitis verfallen und Aufgaben vor uns herschieben, sondern in dieser Zeit auch erledigen.

Planen und Machen gehören zusammen! Eines ohne dem anderen ergibt keinen Sinn.

Vorbereitungsarbeiten für die Quartalsplanung

Bevor wir jedoch mit der eigentlichen Planung der vor uns liegenden 3 Monate starten, sollten wir 2 Vorarbeiten leisten, die essentiell für eine gelungene Quartalsplanung sind:

1. Rückblick auf das vergangene Quartal

Jedes Quartal gilt es einen Rückblick auf die vergangenen 12 Wochen zu werfen, dabei können folgende 3 Fragen helfen:

was ist gut gelaufen?

Was weniger gut?

Was können wir in unserem Online Business verbessern?

Hier gilt es vor allem wirklich selbstkritisch zu sein und uns auch ehrlich zu fragen, warum wir manche Ziele nicht erreicht haben.

Aus Fehlern lernt man ja bekanntlich und diese Rückschau kann uns erste Hinweise liefern, wie wir unsere nächstes Quartal besser meistern können.

2. Zahlen aus dem letzten Quartal

Zu diesem Rückblick gehört auch, dass wir uns die Zahlen aus dem vorangegangen Quartal ansehen.

Dies hilft weiter, um sinnvolle Ziele für das nächste Quartal zu planen. Nur wenn wir messen und uns unsere Kennzahlen auch zu Gemüte führen, können wir daraus lernen und sehen wo wir noch nachzubessern haben, was wir vielleicht auch in Zukunft anders machen wollen.

Wenn du dir nun denkst "meine Kennzahlen erschlagen mich geradezu", dann nimm dir bitte für den Anfang nur ein paar wenige Kennzahlen vor und messe diese kontinuierlich.

Anleitung für deine Quartalsplanung

Wie sollst du nun aber bei der Quartalsplanung konkret vorgehen? Hier eine kleine Anleitung dazu:

1. Nur 3 Ziele pro Quartal

Wenn du ein wenig so bist wie ich, dann planst du gerne und während der Planung bist du total motiviert. Es passiert sehr leicht die eigene Business-Welt durch eine rosarote Brille zu sehen.

Das hat wiederum zur Folge, dass wir in solchen Momenten uns allerlei vornehmen, du kennst das vielleicht auch von deinen Jahresvorsätzen 😉

Der Punkt ist aber: Pläne sind gut und schön, helfen aber nicht weiter, wenn wir sie nicht auch umsetzen.

Daher: nimm dir bitte nicht mehr als 3 Ziele pro Quartal vor! Und: es müssen auch nicht 3 sein, sondern eben höchstens 3 Ziele!

Das erscheint dir wenig?

Ist es nicht! Glaube mir, 3 Monate sind auch schnell vorbei und manche Ziele sind eben auch nicht von heute auf morgen abgehakt.

Und vergesse bitte eines nicht: du wirst dich ziemlich sicher die nächsten 3 Monate nicht nur mit deinen Zielen beschäftigen können, auch wenn sie noch so wichtig sind.

Das Alltagsgeschäft will auch erledigt werden. Da kommst du nicht drum herum.

D.h. du wirst auch weiterhin (so hoffe ich doch) deine KundInnen bestmöglich betreuen, du wirst weiterhin Marketing machen müssen (du weißt schon Blogbeiträge, Newsletter, Social Media Postings erstellen) und dann gibt es noch den vielleicht leidigen, aber dennoch notwendigen Teil deine Business: die Administration (wie Buchhaltung, Rechnung schreiben und zahlen etc).

Übrigens: diese Alltagsaufgaben in deinem Business sind als Quartalsziele nicht geeignet, weil du diese so oder so machen musst!

Was könnten also Ziele in deiner Quartalsplanung sein?

Das wohl häufigste Ziel ist einen Umsatz von xy zu erwirtschaften. Aber auch andere Ziele sind denkbar, wie z.B. einen neuen Kurs entwickeln oder xy neue Newsletter-Abonnenten zu gewinnen.

Hinzu kommt, dass du dir ja auch überlegen musst, wie du diese Ziele erreichen willst, wobei wir bereits beim nächsten Punkt wären:

2. Maßnahmen setzen in der Quartalsplanung

Nachdem du deine 3 wichtigsten Ziele definiert hast, ist es an der Zeit dir zu überlegen wie du diese erreichen willst. Also konkrete Maßnahmen zu planen, um dein Ziel zu erreichen.

Auch hier würde ich die Anzahl der Maßnahmen begrenzen, den du wirst nicht 10 Maßnahmen gleichzeitig umsetzen können. Noch einmal: in der Quartalsplanung haben wir „nur“ 3 Monate lang Zeit!

Nehmen wir als Beispiel wieder das Ziel „ich will xy Umsatz erwirtschaften“. OK, und wie machst du das?

Definiere dazu Maßnahmen, die dazu beitragen könnten, wie z.B. einen Kurs launchen mit xy Teilnehmern und einem Umsatz von xy. Dazu 5 neue Einzelkunden gewinnen etc.

In Summe sollte sich daraus eben dein Ziel "ich will einen Umsatz von xy erreichen" ableiten.

Und jetzt wird, hoffe ich, auch klar, warum du nicht 10 Maßnahmen setzen sollst, sondern höchstens 5. Du wirst nämlich nicht 10 Kurse in 3 Monaten launchen können. Bleibe also bitte auch bei deiner noch so euphorischen Planung realistisch.

Wichtig dabei ist nur, dass du deine Maßnahmen (wie auch Ziele) so definierst, dass du am Ende des Quartals sagen kannst: habe ich erreicht oder habe ich nicht erreicht!

D.h. du musst diese messbar machen! Meistens anhand von Zahlen (ja, ja ich Zahlen-Nerd, ich weiß schon, was du dir nun denkst 😉

Du siehst auch, dass diese Maßnahmen einiges an weiteren Aufgaben nach sich ziehen, also lass uns zum nächsten Punkt gehen.

3. Quartals-Aufgaben planen

Damit du diese Maßnahmen erreichst und somit auch dein Ziel für das Quartal, heißt es nun die Aufgaben zu den Maßnahmen zu planen.

Wir bleiben weiterhin bei unserem Beispiel mit „ich will xy Umsatz machen im nächsten Quartal“. Eine Maßnahme davon ist, dass du einen Launch für einen Kurs machst.

Also geht es nun an die Launchplanung, d.h. die Aufgaben, die zu erledigen sind. Dabei helfen folgende Fragen, die auch auf andere Maßnahmen in der Quartalsplanung leicht umzulegen sind:

was musst du alles für deinen Launch machen?

was hängt damit unmittelbar zusammen?

welche Reihenfolge der einzelnen Aufgaben musst du beachten?

bis wann muss was erledigt sein?

was musst du selbst machen und was kannst du abgeben und an wen?

Spätestens jetzt wird klar, warum du dir nicht mehr als 3 Ziele und dazu jeweils 5 Maßnahmen (höchstens!) vornehmen solltest. Weil sich eben aus den einzelnen Maßnahmen jede Menge konkrete To Do's ableiten.

OK, die Launchplanung ist wiederum ein eigenes Kapitel und doch etwas umfangreicher. Du wirst auch sicher Maßnahmen definieren, die nun mal leichter bzw. schneller zu erreichen sind.

2 Buchempfehlungen zur Quartalsplanung

Wenn du jetzt noch immer nicht genug bekommen hast von all der Planung, dann kann ich dir speziell zur Quartalsplanung folgende 2 Bücher empfehlen

1. 12 Week year von Brian P. Moran (mittlerweile auch auf Deutsch erhältlich) - hier wird genau erklärt, warum eine Quartalsplanung einer Jahresplanung vorzuziehen ist. Ein etwas reißerischer Titel, aber der Inhalt ist gut 🙂

2. Measure what matters von John Doerr (nur auf Englisch erhältlich). Hier geht es um OKR’s. Vielleicht hast du von dieser Methode bereits gehört: es gilt eben Ziele zu setzen (das wäre ein OKR) und daraus Key results abzuleiten (das wären die Maßnahmen in unserem Beispiel oben).

Die Methode wurde und wird in vielen großen Unternehmen eingesetzt (John Doerr erzählt hier vor allem von Praxisbeispielen von Intel und Google, wo er selbst tätig war), kann aber auch leicht auf dich als EinzelunternehmerIn umgesetzt werden.

Die Quartalsplanung umsetzen

Hört sich die gesamte Quartalsplanung für dich nun aufwendig und kompliziert an?

Ist sie nicht! Die detaillierte Quartalsplanung hilft dir nämlich vor allem ins MACHEN zu kommen. Und genau darauf kommt es an, damit du eben deine Ziele auch erreichst.

Im MACHEN-Club machen wir übrigens jedes Quartal die Quartalsplanung gemeinsam in Form eines Halbtages-Workshops.

Dazwischen wird zwar schon mal gestöhnt 😉 , aber am Ende des Workshops gehen alle zufrieden heraus und wissen, was in den nächsten 3 Monaten auf sie zukommt. Ein beruhigendes Gefühl.

Es kommt auch durchaus während des Workshops vor, dass Ziele auch wieder gestrichen werden bzw. auf ein anderes Quartal übertragen werden. Weil man eben in der Planung dann doch draufkommt, dass die Ziele etwas zu hoch gesteckt waren und sich all die Aufgaben in den nächsten 3 Monaten nicht ausgehen können.

Ausgangspunkt ist dabei immer die Jahresplanung (die wir auch gemeinsam im MACHEN-Club machen), wobei diese eben immer wieder angepasst wird.

Pläne müssen nämlich leben und vor allem sind sie dazu da, um mit ihnen zu arbeiten und vor allem dich ins MACHEN zu bringen.

Beispiel: In einem Freitagskaffee ging es auch einmal um die Quartalsplanung und warum diese eben einer reinen Jahresplanung vorzuziehen ist. Ich verrate darin auch meine eigenen 3 Ziele für das nächste Quartal - auch wenn diese nun ein paar Järchen her sind 😉

Fazit

Eine Quartalsplanung macht Sinn und solltest du ernsthaft in Erwägung ziehen. Der nette Nebeneffekt: du bist motiviert, die nächsten 3 Monate voller Elan in Angriff zu nehmen.

Das Wichtigste zum Schluss: Planen ist wichtig und gut, aber du solltest vor lauter Planen nicht vergessen oder keine Zeit mehr haben, um in die Umsetzung zu kommen!

Ein Plan ohne Umsetzung ist nicht mal das Papier oder den Speicherplatz auf deinem Laptop wert. Achte daher bereits bei der Quartalsplanung, dass du deine Vorhaben auch umsetzt.

Herzlichst, deine

Karin Cvrtila

PS Du willst mehr Tipps zum Thema Planung, Struktur und Wachstum im Business? Dann geht es hier entlang zur Übersichtsseite und allen Beiträgen zu diesen Themen.

Wenn du die Quartalsplanung nicht alleine machen willst, dann komm in den MACHEN-Club. Dort machen wir einmal im Jahr gemeinsam eine Jahresplanung und pro Quartal eine Quartalsplanung. Du bist dort nicht alleine, sondern kannst all deine Überlegungen und Fragen in der Gruppe stellen - ich und die anderen Mitglieder sind für dich da.