Von offline zu online im Schnellstart

Schnelle Veränderungen im Umfeld, wie derzeit hervorgerufen durch den Corona-Virus, schreien nach schnellem Handeln. Und somit will ich dir eine erste Hilfestellung geben, um rasch den ersten Schritt in deinem Business von offline zu online zu setzen, insbesondere, wenn du Dienstleister bist.

Warum du von offline zu online wechseln solltest

Früher (und das gilt noch immer) habe ich gepredigt: sei vernünftig und nutze die Chancen der Digitalisierung. Wenn du online arbeitest, dann kannst du auf einen Schlag von den Online-Vorteilen profitieren:

du kannst ortsunabhängig arbeiten, also auch von zu Hause oder wo auch immer du gerne tätig wärst

du kannst einen viel größeren Zielmarkt erreichen und somit mehr Kunden gewinnen, indem du nicht mehr nur auf deine Region beschränkt bist

du handelst zukunftssicher und bist somit deinen Mitbewerbern meist einen großen Schritt voraus.

Ich selbst bin ja mit Start in meine Selbständigkeit von offline zu online gewechselt oder besser gesagt: ich bin gleich online gestartet und habe heute ein komplettes Online-Business. Das hat etwas gedauert und das funktioniert nicht über Nacht – diese Warnung muss ich dir leider auch mitgeben, da die Erwartungshaltung häufig etwas überzogen ist.

Auch wenn die Vorteile schon immer auf der Hand lagen, gab es nicht wenig Widerstand dagegen. Ich kenne viele dieser Argumente „das geht ja gar nicht“ oder „meine Dienstleistung kann ich nur offline erbringen“ oder „meine Kunden wollen nur offline betreut werden“ etc. Meistens übrigens, stimmen all diese Argumente nicht. Warum? Weil du gegen all diese Einwände konkrete Maßnahmen setzen kannst und einfach „geht nicht“ zu sagen, ist meist kein Lösungsweg.

Aber ich sage auch immer: gehe bitte Schritt-für-Schritt vor. Und das gilt insbesondere für die jetzige Situation, wo schnelles Handeln gefragt ist. Es gilt auch einen klaren Kopf zu behalten!

Die Schlagworte dieser Tage und was das mit offline und online zu tun hat

1. Corona-Virus

Jetzige Situation? Ja, seit Dienstag hat auch Österreich klare Regeln im Kampf gegen das Corona-Virus gesetzt. Unis bleiben geschlossen, Heimarbeit (heutzutage ist eher der Begriff Home-Office üblich …) wird den Unternehmen empfohlen, große Veranstaltungen finden nicht mehr statt. Weitere Maßnahmen werden vermutlich folgen.

Dieses Virus zwingt uns nun umzudenken und das schnell. Plötzlich wird online nicht mehr verteufelt und erscheint, als reale Chance sein Business dennoch aufrechterhalten zu können – keine leichte Aufgabe in Zeiten wie diesen.

2. Nachhaltigkeit und Klimaschutz

Neben diesem hinterhältigen Virus kommt jedoch noch ein weiterer Aspekt hinzu: Nachhaltigkeit und Klimaschutz!

Wahrlich wichtige Themen, um so mehr verwundert es mich, dass bisher kaum Stimmen zu hören waren, die mehr online gefordert hätten, eben der Umwelt zur Liebe.

Viel wird geredet über Nachhaltigkeit und Klimaschutz und gleichzeitig werden diese Themen in Meetings besprochen, zu denen man teils durch die halbe Welt geflogen ist. Warum nicht diese Meetings online durchführen und somit auch gleich einen Beitrag für den Klimaschutz leisten?

3. Digitalisierung

Und was ist das dritte Schlagwort dieser Tage? Richtig: Digitalisierung. Ohne Digitalisierung und Klimawandel kommt kein Vortrag mehr aus, keine Rede zur Nation. Digitalisierung beginnt jedoch im Kleinen und wird häufig, das ärgert mich zunehmend muss ich gestehen, möglichst kompliziert und vollgepackt mit (teils erfundenen) Modefachbegriffen kommuniziert.

Ich frage mich warum? Um möglichst viele abzuschrecken einen Schritt in die Digitalisierung zu setzen oder um das eigene „Expertentum“ fälschlicherweise zu unterstreichen? Aber das ist eine andere Geschichte …

Jetzt stehen wir also vor neuen Herausforderungen und schnelles Handeln ist gefragt, somit: Willkommen in meiner Welt!

Welche Unternehmen sollen von offline zu online umsteigen?

Was macht einen guten Unternehmer aus? Darüber wurden schon etliche Bücher geschrieben, die mittlerweile locker eine gut sortierte Bibliothek füllen könnten.

Unter anderem liest man: ein guter Unternehmer erkennt Chancen und ergreift sie. Dem kann ich nur zustimmen: Jammern hilft nichts und bringt uns nicht weiter. Schon gar nicht in der Situation, in der wir uns nun befinden.

Also was solltest du nun tun?

1. die eigenen Chancen nutzen. Jede Ausnahmesituation oder Krise ist auch gleichzeitig immer eine Chance etwas zu ändern. In deinem Fall vielleicht: ernsthaft über den Schritt von offline zu online nachzudenken und danach umzusetzen!

2. hilfreich sein gegenüber Kunden. Das gilt nicht nur für die jetzige Krise, sondern sollte immer dein Leitsatz sein. Denke zuerst an deine Kunden, wie kannst du ihnen weiterhelfen? Welche Informationen kannst du ihnen geben? Was brauchen sie im Moment? Unterm Strich: mit diesen Fragen und darauffolgenden Antworten hilfst du nicht nur deinen Kunden, sondern letztlich auch immer deinem Business.

Nun ist es vielleicht leicht gesagt „wechsle von offline zu online“ wirst du dir vielleicht denken. Ja, aber …

Leicht(er) ist es definitiv für Dienstleister und hier ganz klar für „Wissensarbeiter“. Also alle, die in irgendeiner Form beratend tätig sind. Diese Gruppe kann relativ rasch (weiter unten mehr dazu) von offline zu online wechseln. Bedenke bitte auch all die anderen Vorteile, die ich zu Beginn aufgezählt habe. Und bitte auch nicht als Wissensarbeiter behaupten „ich erbringe meine Leistung vor Ort“. Ja, du sitzt vielleicht beim Kunden herum, aber die Frage ist: muss das tatsächlich offline sein? Nein, muss es nicht.

Zugegebenermaßen es wird schwierig für Viele in der jetzigen Situation, die ihre Leistung tatsächlich vor Ort erbringen wie z.B. Handwerker, Friseure, Eventveranstalter, Fotografen. Schwierig im Sinne von „schnell mal“ auf online umzustellen. Längerfristiger gedacht lassen sich aber auch für diese Gruppen Geschäftsmodelle finden, die zumindest einen Teil ihrer Leistung digitalisieren oder auch die bestehenden offline Angebote durch online Angebote ergänzen.

Was kann ich von offline zu online umstellen?

Aber was soll man nun von offline zu online umstellen, was kannst du sofort tun und was bedarf doch einer längerfristigen Planung und Umsetzung?

Geschäftsmodell

Wenn du von einem offline zu einem online Business wechseln willst, dann ist das klarerweise eine Frage des Geschäftsmodells. Und das kann man nicht so über Nacht einfach umstellen, das muss dazu gesagt werden.

Dennoch macht es Sinn sich über sein eigenes Geschäftsmodell Gedanken zu machen.

Die wesentlichen Fragen dabei sind:

Was ist die Kernleistung, die du erbringst?

Kannst du diese Leistung auch digital abbilden bzw. durchführen. Wie gesagt, bei Wissensarbeitern ist das ein recht einfacher Umstieg, der sich zu meist zu 100 Prozent digitalisieren lässt. Bei anderen wird es schwieriger, wie die obigen Beispiele gezeigt haben, aber nicht unmöglich. Für diese stellen sich folgende Fragen:

Kannst du Teile deiner Leistung online durchführen?

Nicht immer muss der gesamte Leistungsprozess digital ablaufen. Auch Teile lassen sich gut online durchführen. Dafür musst du allerdings deine Leistung in Prozesse unterteilen. Also, welche Arbeitsschritte sind für deine Gesamtleistung notwendig?

Kannst du deine bestehenden Leistungen durch Online-Angebote ergänzen?

Der Vorteil: du bist nicht nur von deinen offline Leistungen abhängig. Umgekehrt gilt das übrigens auch: wenn du alles online machst, dann ist durchaus zu überlegen, ob du nicht offline-Angebote zusätzlich erschaffen willst.

Aber bleiben wir bei unserer heutigen Grundfrage „von offline zu online“. Hier ein paar Beispiele, was du machen könntest:

Angenommen du bist Fotograf, dann hast du viel Wissen rund um die Fotografie. Dieses Wissen könntest du in Form von sogenannten Informationsprodukten (wie z.B. E-Books, Kursen, klassische Beratungen) weitergeben. Du könntest z.B. einen Kurs dazu machen, wie man am besten Portraitfotos machen kann oder wie das Licht richtig in der Fotografie zu nutzen ist. Da gibt es keinen Markt, meinst du? Irrtum, ein Blick auf Bilderplattformen wie Instagram oder Pinterest reicht: kaum jemand fotografiert heute nicht und davon würden vermutlich viele lernen wollen (ich übrigens auch 😉 wie man richtig gute Fotos macht.

Oder du bist Eventveranstalter, dann könntest du auch darüber nachdenken, ob du nicht Online-Kongresse anbieten möchtest. Technisch ist das heutzutage gar nicht mehr schwer umzusetzen (übrigens: ich bekam heute eine E-Mail von einem Veranstalter, der nun seinen geplanten und von mir gebuchten Kongress Ende April nun eben online durchführen wird, ja der Veranstalter kommt aus dem Online-Bereich und daher war diese Lösung wohl naheliegend).

Es geht darum, das eigene Geschäftsmodell kritisch zu hinterfragen!

Möglichkeiten gibt es viele und ich kann dich nur motivieren dich mit deinem jetzigen und künftigen Geschäftsmodell auseinanderzusetzen! Wenn du mehr darüber lesen willst, dann kannst du bei der Übersichtsseite zu digitalen Geschäftsmodellen mit allen Beiträgen, die zu diesem Thema hier auf meinem Blog bisher erschienen sind, weiterlesen.

Marketing

Natürlich könntest du auch alles belassen, wie es ist und deine Leistungen weiterhin offline anbieten, jedoch online deine Kunden finden. Deine Kunden sind nicht online? Wage ich zu bezweifeln (es gibt tatsächlich mittlerweile nur mehr ganz wenige Zielgruppen, die nicht online auffindbar wären).

Aber auch das ist keine Maßnahme, die einfach so mal schnell umzusetzen ist, sondern setzt Durchhaltevermögen und Dranbleiben voraus. Die Idee „dann schalte ich einfach ein paar Anzeigen“ halte ich nicht für die Schlauste. Insbesondere, wenn du eben Wissensarbeiter bist. Du musst nämlich davor Vertrauen aufbauen, egal ob offline oder online, und das geschieht eben nicht über Nacht.

Wie? Durch Content Marketing und die dazugehörige Ausdauer. Wenn du dazu mehr lesen willst, dann habe ich zu diesem Themenbereich ebenfalls eine ausführliche Übersichtsseite mit allen bisherigen Beiträgen zum Thema Content Marketing bzw. Online Marketing.

Prozesse

Nun haben wir darüber gesprochen, dass sowohl ein Geschäftsmodell oder auch Online Marketing nicht dazu geeignet sind schnell mal umgesetzt zu werden. Über beide Themen solltest du dir längerfristig Gedanken machen, aber du willst ja nun schnell auf die Krise reagieren, oder?

OK, dann müssen wir uns über Prozesse in deinem Unternehmen unterhalten. Und darauf möchte ich nun näher eingehen:

Welche Prozesse kann ich schnell und wie umstellen?

Im Wesentlichen gehst du so vor, dass du dir mal überlegst, welche Prozesse du im Unternehmen überhaupt hast. Dabei hilft häufig die sogenannte Porter’sche Wertkette, die genau aufzeigt, wie Prozesse im Unternehmen meist ablaufen.

Du zerlegst also alle deine Leistungen im Unternehmen in einzelne Prozesse und sortierst diese dann nach folgenden Kriterien (jetzt einmal für den Schnellstart):

Alles was mit Kunden zu tun hat

Das sind, aus meiner Sicht, die wichtigsten Prozesse von denen du immer zu aller erst ausgehen solltest. So auch jetzt.

Stell dir daher die Frage, an welchen Stellen und wann arbeitest du mit Kunden direkt zusammen und wie erstellst du deine Leistung für Kunden? Wenn du eben Wissensarbeiter bist, dann werden die häufigsten Prozesse Meetings und die Zusammenarbeit an Dokumenten sein.

Beides kannst du auch in der jetzigen Situation mit eingeschränkten Möglichkeiten digital abbilden. Daneben gibt es noch ein paar Prozesse, die du schnell digitalisieren kannst, jedoch nun vermutlich niedrigere Priorität haben.

Meetings

Für Meetings gebe ich eine klare Empfehlung für Zoom ab. Zoom bietet Videokonferenzen an, d.h. du kannst deine Meetings, auch mit mehreren Teilnehmern, über Zoom ganz einfach digital durchführen. Ihr seht einander, könnt einander auch Sachen zeigen (z.B. Präsentationen am Bildschirm), alles wie in einem „normalen“ Meeting außer, dass ihr eben nicht in einem richtigen Raum sitzt, sondern einem virtuellen.

Warum ich ausgerechnet Zoom empfehle? Weil Zoom zwei große und auch wesentliche Vorteile gegenüber vielen seiner Mitbewerber hat: es ist einfach in der Handhabung und läuft so gut wie immer stabil, zumindest stabiler als der Großteil der Mitbewerber.

Und ja, Zoom ist ein US-amerikanischer Anbieter, jedoch DSGVO konform! Viele sind ja der Meinung, dass man nur mehr europäische Anbieter nutzen dürfte. Das stimmt nicht. Und die Erfahrung zeigt, dass im Zuge der DSGVO amerikanische Anbieter häufig viel schneller ihr Angebot rechtskonform angepasst haben als ihre europäischen Kollegen – eine Erkenntnis, die mich bereits oft überrascht hat.

Wenn du auf Biegen und Brechen keinen amerikanischen Anbieter nehmen möchtest, dann werfe einen Blick auf ein noch relativ junges Start-Up aus Wien: Meetfox. Vielleicht ist (noch) nicht so viel möglich wie mit Zoom, aber durchaus einen Blick wert. Ich selbst habe beide Anbieter im Einsatz und war bisher immer zufrieden. Sonst würde ich sie auch nicht empfehlen.

Schulungen

Diese kannst du kurzfristig auch über Zoom anbieten. Einen richtigen Online-Kurs zu erstellen dauert etwas länger (ich bin gerade dabei und kann ein Lied davon singen 😉 Aber alles, was du offline unterrichten würdest, kannst du ebenso online abbilden.

Wenn es schnell gehen muss, dann mach es dir einfach und verschicke eben z.B. die Unterlagen per E-Mail oder stelle einen link für den Download der Schulungsunterlagen zur Verfügung. Den Rest machst du in deinem „virtuellen Schulungsraum“ Zoom.

Zusammenarbeit an Dokumenten

Du stehst vor der Herausforderung, dass du im Team gemeinsam (mit Kunden oder Mitarbeitern) eine Präsentation oder irgendein Dokument zusammen erstellen musst? Dann nutze eben auch ein Videokonferenztool, das zusätzlich die Möglichkeit hat (wie eben Zoom) den Bildschirm freizugeben und allen das gleiche Dokument zu zeigen.

Für die Zusammenarbeit oder den Austausch von Dokumenten gibt es jede Menge an Tools, so z.B. Google G-Suite mit allen Möglichkeiten, die du vermutlich von den Office-Produkten kennst (also Textbearbeitung, Tabellenkalkulationen, Präsentationen etc). Und ja auch das geht DSGVO-konform.

Der Vorteil gegenüber anderen Produkten: es können mehrere Personen (auch gleichzeitig) einfach an einem Dokument arbeiten, und zwar so, dass sich auch alle auskennen, was geändert wurde. Darüber hinaus können sich andere, die vielleicht mit Word (von Microsoft) oder Pages (von Apple) arbeiten, die Dateien in ihrem benötigten Format herunterladen.

Terminvereinbarung

Die Digitalisierung und somit Vereinfachung der Terminvereinbarung ist in der momentanen Situation vermutlich weniger dringlich, dennoch solltest du darüber nachdenken deine Terminvereinbarung von offline zu online zu bringen.

Du kannst natürlich auch weiterhin dein Telefon glühen lassen oder das beliebte E-Mail Ping-Pong-Spiel weiter betreiben, indem 20 Mails hin und hergeschickt werden, nur um einen Termin zu finden.

Einfacher geht das mit einem automatisierten Terminvereinbarungstools, das mit deinem Kalender verbunden ist. Der Kunde sieht sofort, wann du du einen Termin frei hast und kann sich auch gleich einen Termin mit dir ausmachen. So wie bei mir hier 😉

Dazu steht dir das oben bereits erwähnte Meetfox (aus Wien) zur Verfügung oder eine Vielzahl an anderen Terminvereinbarungstools wie Youcanbook.me, Tidycal (das ich nutze) oder Acuity Scheduling. Beide Platzhirschen am Markt und ja, auch DSGVO-konform. Du musst aber davor noch einiges von deinem Kunden wissen? Kein Problem, du kannst eine Art Fragebogen vor die Terminvereinbarung setzen und auch gleich einen link zum virtuellen Meetingraum.

Ich selbst bin ja etwas Tool-verliebt und deswegen nun auch eine kleine Warnung: schaffe dir jetzt nicht 1000 Tools an! Entscheide dich für wenige und nutze diese dafür für verschiedene Szenarien. Somit ersparst du dir, neben Geld, nämlich auch lange Einarbeitungszeiten in Tools und es wäre doch besser und klüger diese Zeit lieber in die Arbeit mit deinen Kunden zu stecken, oder?

Wichtig: egal für welche Tools du dich entscheidest, auch in Zeiten von Corona gilt das „normale“ Recht, in diesem Zusammenhang, insbesondere die DSGVO! Also achte bitte immer darauf, dass du die Tools DSGVO-konform einsetzt.

Alles was mit Lieferanten zu tun hat

Der zweite große Bereich sind Lieferanten oder eben andere Berater, Freelancer etc. Auch ev. Meetings mit deinen Freelancern oder Beratern kannst du, ebenso wie mit deinen Kunden, leicht und schnell online durchführen.

Für physische Produkte kannst du die zahlreichen Online-Shops nutzen und dir deine Materialien liefern lassen. Und nein, ich meine jetzt gar nicht den großen Anbieter mit A… damit. Viele, auch kleinere Händler, haben bereits ihren eigenen Online-Shop und funktionieren genauso gut. Neben der Vorsichtsmaßnahmen derzeit bringt die Bestellung natürlich auch eine nicht zu unterschätzende Zeitersparnis mit sich.

Und Zeit sparst du mit fast allen digitalisierten Prozessen im Vergleich zu offline Prozessen.

Alle anderen „Hilfsprozesse“

Klar, dann gibt es noch jede Menge an Prozessen im Unternehmen, die nicht direkt mit Kunden oder Lieferanten in Zusammenhang stehen. Wie die Buchhaltung, Organisation, Planung, Ablage, Team-Kommunikation etc.

Das sind auch Prozesse, die ebenfalls auf die Digitalisierung warten. So habe ich, auch Dank der Digitalisierungs-Freude meines Steuerberaters, meine gesamte Buchhaltung digitalisiert. Da diese Arbeit nicht gerade zu meinen Lieblings-Tätigkeiten gehört, eine enorme Erleichterung.

Aber wie gesagt, ein Schritt nach dem anderen und Hilfsprozesse stehen derzeit nicht im Mittelpunkt, aber dennoch solltest du mal überlegen, was du in deinem Unternehmen digitalisieren könntest. So, als kleine Anregung 😉

Fazit

Ich hoffe, dass ich mit dieser kleinen Anleitung eine Schnell-Hilfe bieten konnte, um nun in die Gänge zu kommen und dein offline Business in ein online Business zu wandeln und den ersten Schritt in die Digitalisierung zu setzen. Weitere können ja nach und nach folgen.

Das Gebot der Stunde heißt jedoch: wie kannst du nun möglichst schnell, dein Business (neben dir selbst) vor dem Virus schützen? Und da kann eben der Weg von offline zu online eine Möglichkeit sein. Dennoch bitte keine Panik, die bringt einen nie weiter, und daher mit klarem und kühlem Kopf vorgehen.

Herzlichst, deine

Karin

PS Falls du Hilfe auf dem Weg in die Digitalisierung brauchst (unabhängig, ob du ein Online-Business zu 20, 50, 80 oder 100 Prozent anstrebst), dann bist du bei mir genau richtig 😉 Melde dich einfach und wir schauen gemeinsam, ob und wie ich dir weiterhelfen kann. Es muss übrigens gar nicht sooo schwierig sein, wie so oft vermittelt.

Falls du noch mehr zum Thema Wachstum und Struktur lesen willst, dann geht es hier entlang: du findest auf dieser Seite alle bisher erschienenen Artikeln zum Thema.