Budgetplan Online-Business: so geht es

By Karin Cvrtila

Oktober 3, 2019


Sie wissen ja: ich bin ein bisschen zahlenverliebt. Warum? Weil ich glaube, dass Zahlen mit uns „sprechen“ können und daher in der Selbständigkeit unumgänglich sind. Sie helfen uns Entscheidungen zu treffen und Risiken zu minimieren. Und mal ehrlich: wer will das nicht?

Normalerweise rede ich ja meist über Zahlen in Form von Daten und Umfragen. Aber es gibt natürlich noch diese „ganz normalen“ betriebswirtschaftlichen Kennzahlen, die viele Einzelunternehmer gerne unter den Tisch fallen lassen. Ich selbst habe diese Woche für mein Online-Business einen Budgetplan für 2020 erstellt und das ist auch schon das Thema des dieswöchigen Blogbeitrags. Also nicht mein Budgetplan, sondern wie Sie einen Budgetplan für Ihr Online-Business erstellen können.

Langweilig? Brauche ich nicht? Ist doch nur etwas für die Großen dieser Welt? Bitte, und ich bitte Sie wirklich eindringlich, lesen Sie weiter!

Wozu ein Budgetplan?

Ich merke in der Beratung häufig, dass Kunden Ihre betriebswirtschaftlichen Kennzahlen eben nicht kennen und das ist schade. Auch wenn Sie keinen betriebswirtschaftlichen Hintergrund haben, sind dennoch Ihre Kennzahlen für Ihr Unternehmen essenziell. Wie sonst wollen Sie Ihr Unternehmen im Griff haben?

Neben den Umsatzzahlen müssen Sie auch die Kosten Ihres Unternehmens kennen, um überhaupt Entscheidungen treffen zu können.

Aber werden wir praktischer: wie gehen Sie vor, wenn Sie einen Online-Kurs buchen? Haben Sie ein Budget dafür oder treffen Sie Ihre Entscheidung für oder gegen den Online-Kurs rein nach Ihrem Bauchgefühl und wundern sich am Jahresende, dass Sie sehr viel für Weiterbildung ausgegeben haben? Erwischt? Machen Sie sich keine Vorwürfe, so geht es Vielen.

Wenn Sie sich jedoch von vornherein ein klares Budget setzen, dann passieren Ihnen keine bösen Überraschungen. Und nein, ein Budgetplan ist keine starre Vorgabe, sondern darf und soll auch angepasst werden.

Ein Budgetplan, also der Blick in die nahe Zukunft, hilft Ihnen auch den Blick auf Ihre Unternehmenskennzahlen zu schärfen. Sie werden unweigerlich feststellen, dass Sie ev. in manchen Bereichen Ihres Unternehmens weniger ausgeben sollten und in anderen dafür mehr ausgeben dürfen.

Ich weiß, dass für Viele ein Budgetplan abschreckend und auch kompliziert wirkt. Das muss er aber nicht sein! Deswegen will ich Sie heute tatsächlich motivieren einen Budgetplan für Ihr Online-Business für nächstes Jahr aufzustellen.

Voraussetzungen für einen Budgetplan

Ein Budgetplan ist immer ein Blick in die Zukunft und betrachtet meist den Aufwand, also die Kosten.

Wie kann ich aber nun künftige Kosten abschätzen? Sie können natürlich irgendwelche fiktiven, unrealistischen Zahlen ansetzen, aber dazu ist ein Budgetplan nicht gedacht. Dieser sollte immer möglichst realitätsnah sein.

Sie müssen noch vor der Budgeplanung für Ihr Online-Business eine Umsatzschätzung machen. Und diese sollte eben auch nicht nur aus einem Wunsch heraus formuliert werden (auch wenn viele Business-Coaches genau dazu raten). Sich also vorzunehmen „ich will nächstes Jahr 1 Mio verdienen“ ist gut und schön, aber vermutlich zu Beginn wenig bis gar nicht realistisch. Auch nicht, wenn Sie sich dazu ein tägliches Mantra vorsagen.

Also die Umsatzschätzung sollte keine pi-mal-Daumen Rechnung sein, sondern auf einer realistischen Planung beruhen. Wenn Sie bereits ein laufendes Online-Business haben, dann verfügen Sie auch über Zahlen aus den vergangenen Jahren und können sich an diesen orientieren. Und ja, diese finden Sie in Ihrer Buchhaltung, diese machen Sie nämlich nicht für Ihren Steuerberater, sondern für Ihr Unternehmen und als Einzelunternehmer sind Sie das Unternehmen 😉

Grundsätzlich, ob nun als Gründer eines Online-Business oder bereits Online-Unternehmer, gehen Sie von Ihren gegenwärtigen und künftigen Angeboten aus. Dabei können folgende Fragen helfen:

  1. Welche Produkte werden Sie nächstes Jahr anbieten?
  2. Zu welchem Preis?
  3. Wie viele Kunden werden Ihre Produkte kaufen? Und nein „möglichst viele“ ist hier nicht die geeignete Antwort, die uns weiterbringt 😉 Versuchen Sie hier eine möglichst realistische Schätzung zu treffen!
  4. Häufig führen die genannten 3 Fragen auch dazu, dass man die eigene Angebotspalette überarbeiten muss. Oder Fragen auftauchen wie „wie viele Kunden schaffe ich zeitlich“?

Wenn Sie nun einen Soll-Umsatz definiert haben, dann können wir uns näher dem eigentlichen Budgetplan in Ihrem Online-Business widmen.

Budgetplan Online-Business – was gehört hinein?

Häufig wird fälschlicherweise davon ausgegangen, dass ein Online-Business ja nichts kostet. Das stimmt nur leider nicht. Über die Kosten eines Online-Business habe ich bereits einmal einen Artikel geschrieben.

Die gute Nachricht: auch wenn Sie sich bisher gesträubt haben einen Budgetplan für Ihr Online-Business zu erstellen, dieser Plan muss nicht hochkompliziert und komplex sein. Es geht auch einfach! Und ich plädiere für den Anfang den eigenen Budgetplan auch möglichst einfach zu halten, damit Sie anfangen mit einem zu arbeiten.

Die Frage ist, was gehört in den Budgetplan hinein? Hier ein Vorschlag für einen Budgetplan für Ihr Online-Business mit nur 8 Positionen:

1. Beratungskosten im Online-Business

Hier meine ich die Kosten für einen Steuerberater und Rechtshilfe.

Bevor Sie jetzt laut aufschreien „das brauche ich beides nicht“: nein, diese Position wird bitte nicht gestrichen.

Einen Steuerberater (außer Sie sind selbst einer) kann ich Ihnen nur wärmstens ans Herz legen. Die Steuersysteme, egal ob in Österreich, Deutschland oder der Schweiz, sind so komplex, dass diese nur selten selbst in den Griff zu bekommen sind. Ein Steuerberater kennt jedoch alle Vorschriften und wird Sie unterstützten. Die gute Nachricht: Steuerberatungskosten sind von der Steuer absetzbar und im besten Fall erspart Ihnen ein Steuerberater viel Geld! Also ja, Sie brauchen einen 😉

Daneben würde ich auch etwas Geld zur Seite legen für etwaige Rechtshilfe. Im Online-Business sind wir immer wieder von recht weitgehenden rechtlichen Rahmenbedingungen und vor allem Änderungen betroffen. Denken Sie nur an die DSGVO, Gesetze rund um den Uploadfilter oder das neueste EUGH-Urteil zu Cookies. Hinzu kommt, dass die meisten Datenschutzgesetze vom Gesetzgeber nur unzureichend definiert sind. Dies führt zu einer hohen Rechtsunsicherheit und daher sollten Sie gerüstet sein, um sich im Falle des Falles einen Anwalt eben leisten zu können. Auch dies ist ein Bereich, der nicht gerade DIY-geeignet ist.

2. Personalkosten im Online-Business

Sie können jetzt natürlich einwenden „aber ich bin Einzelunternehmer und habe keine Mitarbeiter“. Mag sein, aber dennoch nehmen Sie vielleicht ab und zu die Leistungen von externen Dienstleistern in Anspruch z.B. in Form von Webdesignern, virtuellen Assistenten, Technikdienstleistern …

Und wenn nicht, dann wird irgendwann der Punkt kommen, wo Sie eben nicht mehr alles selbst machen können und Unterstützung von externen Dienstleistern bei der Umsetzung in Anspruch nehmen werden – übrigens gerne auch bei TILA DIGITAL 😉 In der ein oder anderen Weise nehmen wir alle Hilfe in Anspruch. Und diese Kosten sollten in Ihrem Budgetplan aufscheinen.

3. Marketingkosten

Damit sind vor allem Kosten für Facebook-Ads, Google Ads etc. gemeint. Machen Sie nicht? Vielleicht noch nicht. Aber irgendwie werden Sie für Traffic auf Ihrer Website sorgen müssen, für mehr Newsletter-Abonnenten etc. Ja klar geht das auch organisch. Sogenannter Paid Traffic, also Anzeigen, bewirkt jedoch schnellere Erfolge – da müssen wir ehrlich sein.

Und diese „Marketingkosten“ sind auf jeden Fall in den Budgetplan aufzunehmen, damit Sie nicht davon überrascht werden oder sich eben auch mit diesem Thema einmal auseindersetzen. Sie können hier z.B. einen bestimmten Prozentsatz Ihres geplanten Umsatzes herannehmen – so gehen häufig große Unternehmen vor und ist nicht „ganz“ falsch.

Wenn Sie bereits Anzeigen geschaltet haben, dann können Sie von diesen Kosten ausgehen und mit Ihren Zielen für das nächste Jahr in Verbindung setzen. z.B. Sie wollen nächstes Jahr 1000 neue Newsletter-Abonnenten durch Facebook-Ads gewinnen und wissen, dass Sie ein neuer Newsletter-Abonnent via Facebook-Ads 2 Euro kostet. Dann sollten Sie 2000 Euro für Facebook-Werbung einplanen. So viel? Hängt eben von Ihren Zielen ab und wie Sie diese erreichen wollen.

Sie sehen, dass die Erstellung eines Budgetplans häufig noch weitere Fragen aufwirft und das ist gut so!

4. Software, Apps und Tools

Im Verhältnis zu einem Offline-Business bewegen sich die Kosten eines Online-Business meist in einem überschaubaren Bereich. Wobei nochmals darauf hingewiesen sei: es gibt kein kostenloses Online-Business!

Naturgemäß verwenden wir mit einem Online-Business jede Menge an Apps, Tools und sonstiger Software (Domain/Hosting, Newsletter-Anbieter, Kalendertools etc). Manche eben mehr und andere weniger. Insgesamt, auch wenn die einzelnen Beträge auf den ersten Blick gering erscheinen, können sich die Kosten für Software, Apps und Tools zu einem relativ großen Brocken entwickeln.

Schreiben Sie daher genau auf welche Apps und Tools Sie in Ihrem Online-Business verwenden und wie viel diese kosten. Und: aktualisieren Sie regelmäßig diese Liste, eben sobald ein neues Tool hinzukommt oder auch eines ausscheidet. Klingt banal, ich kann Ihnen aber versichern, dass die meisten Online-Unternehmer dies nicht tun.

Diese Kosten mit einem ev. Puffer sollten ebenfalls in den Budgetplan einfließen, auch wenn es häufig kleinere Beträge sind.

Der nette Nebeneffekt: wenn Sie erstmal so eine Liste erstellt haben, dann werden Ihnen diese Kosten bewußter. Sie werden häufig Tools finden, die Sie gar nicht nutzen, aber dafür bezahlen – also weg damit. Andere Tools werden Sie vielleicht ersetzen wollen. Hier finden sich meist die größten Einsparungspotentiale im Online-Business. Glauben Sie mir, ich spreche aus Erfahrung 😉

Und so ein Ausmisten der Tools im Online-Business sollten Sie ab und zu vornehmen, warum nicht im Zuge Ihrer Budgetplanung?

5. Hardware

Sie haben eh alles, was Sie so benötigen? Oder als Online-Unternehmer brauchen Sie doch eh nur einen Laptop?

Naja, ganz so stimmt das meistens nicht. Es arbeiten zwar tatsächlich einige Online-Unternehmer nur mit einem Laptop, aber viele arbeiten nach wie vor mit einem Standgerät, haben daneben noch einen Scanner/Drucker, WLAN-Kastln, Webcam, Mikro, Stative, Lichtquellen, etc. Und von Zeit zu Zeit müssen diese ganzen Geräte ersetzt werden oder gehen eben auch mal kaputt. Und dann sollten Sie gerüstet sein. Einige Neuanschaffungen kann man im Voraus planen, andere kommen eher überraschend.

Jedenfalls ist es ein Irrglaube, dass Sie bei einem Online-Business nur einen Laptop brauchen! Planen Sie also auch hier Geld ein.

6. Weiterbildung/Beratung

Klar, Sie sollten sich natürlich ein möglichst hohes Budget für Weiterbildung und Beratung zur Analyse und Online-Strategie bei TILA DIGITAL einplanen 😉

Scherz bei Seite! Aber ich glaube wir sind uns einig, dass Weiterbildung in sich selbst und als Einzelunternehmer somit in sein Unternehmen notwendig ist. Weiterbildung bedeutet nichts anderes als eine Investition in die Zukunft, die sich im besten Fall (und das sollte Sie) irgendwann auch rechnet. Vor allem in einem Online-Business sind Sie mit vielen und schnellen Veränderungen konfrontiert und sollten am Ball bleiben, damit ein Online-Business eben funktioniert.

Allerdings ist hier auch eine kleine Warnung angebracht: ich sehe immer wieder Einzelunternehmer, die von einem Online-Kurs zum nächsten hüpfen, jedoch das Gelernte nicht umsetzen! Und ohne Umsetzung hilft auch der beste Kurs nicht weiter. Also nutzen Sie das Wissen, dass Sie erworben haben.

Deshalb überlegen Sie in welchen Bereichen Sie sich weiterbilden wollen, was Sie und Ihr Online-Business voranbringen würde. Und danach planen Sie ein Budget für nächstes Jahr ein. So haben Sie immer im Blick, ob Sie Ihr Budget überschritten haben oder nicht. Aber planen Sie bewußt Geld ein, dass Sie in sich selbst und Ihr Business investieren wollen. Auch diese Entscheidung hängt sehr eng mit Ihren eigenen Zielen zusammen.

In die Kategorie Weiterbildung/Beratung können auch durchaus Konferenzen hineinfallen, die Sie 2020 besuchen möchten. Auch hier werden Kosten anfallen, rechnen Sie diese ein.

7. Raumkosten/Betriebskosten

Die meisten Online-Unternehmer arbeiten in einem Home-Office, d.h. von zu Hause aus. Und ja, manche reisen auch um die Welt und arbeiten von überall her. Einige arbeiten zumindest teilweise in sogenannten Co-Working Räumen für die sie auch Miete bezahlen.

All diese Kosten sind ebenso einzurechnen. Und ja auch das Home-Office ist nicht „umsonst“, sondern auch hier werden Sie Möbel brauchen, eine Internetleitung (!), ein Telefon etc. Daneben noch allerhand Büromaterial, das sich jedoch tatsächlich in Grenzen hält.

8. Sonstiges/abhängig von Ihrem Online-Business und Ihrer Branche

Diese Kategorie habe ich nun bewußt offen gehalten, da jedes Online-Business anders tickt. Vielleicht kommen bei Ihnen hohe Reisekosten hinzu, weil Sie dennoch auch offline Kunden bedienen oder andere branchenabhängige Kosten. Versuchen Sie grob Kategorien zu bilden und diese dann zu beziffern.

Zwischensumme: Kosten Ihres Online-Business

Wenn Sie nun alle Kosten der genannten Kategorien zusammenrechnen, so haben Sie ein klares Bild rund um Ihre Ausgaben im nächsten Jahr. Ich hoffe Sie fallen bei der Summer nicht vom Stuhl 😉

Aber: Sie haben ja davor auch Ihren Umsatz geplant und sollten nun sehen, ob mit dem geplanten Umsatz die geplanten Aufwände gedeckt sind! Eine Kategorie haben wir jedoch noch vor uns, über die wir unbedingt sprechen und ja nicht vergessen sollten!

Steuer und Sozialversicherung

Sie könnten jetzt theoretisch hergehen und von Ihrem geplanten Umsatz die soeben errechneten Kosten abziehen und sich darüber freuen wie viel Ihnen übrig bleibt 🙂 Aber Stop! Ich will Ihnen Ihre Freude wirklich nicht verderben, aber nun kommen noch die Steuer und Sozialversicherung hinzu!

Und diese beiden Posten werden wohl die größten in Ihrem Unternehmen sein, egal ob offline oder online. Nur leider wird auch darauf häufig „vergessen“, weil die Steuer kommt ja erst im nächsten Jahr. Ja, aber Sie sollten auf jeden Fall gewappnet sein und sich bereits im laufenden Geschäftsjahr Geld für die Steuer und eine etwaige Nachzahlung der Sozialversicherung bei Seite legen. Übrigens der häufigste Grund, warum so viele Unternehmen nach 2 Jahren leider Konkurs anmelden müssen, ist, dass eben kein Geld für Steuer und Sozialversicherung vorhanden ist. Und in diese Falle wollen Sie keineswegs tappen!

Dennoch die Steuer und Sozialversicherung fügen Sie erst am Ende Ihres Budgetplans hinzu. Erstens, weil Sie sich im Gegensatz zu den anderen Posten hier nicht frei entscheiden können, ob Sie mehr oder weniger ausgeben wollen. Und Zweitens, weil sich Ihre Steuer- und Sozialversicherungsschuld aus Ihren Einnahmen und Ausgaben berechnet. Sie sehen: es macht schon einen Sinn einen Steuerberater hinzuzuziehen 😉

Exkurs: den österreichischen Lesern kann ich hier die SV- und SteuerApp der WKO empfehlen!

Fazit

Auch wenn es Ihnen noch so davor graut, aber Sie sollten tatsächlich einen Budgetplan erstellen. Dieser muss gar nicht groß und kompliziert sein, ein „kleiner“ Überblick reicht für den Anfang. Mit der reinen Erstellung des Budgetplans ist es jedoch häufig noch nicht getan: Sie sollten sich diesen während des Jahres auch anschauen und aktuell halten, damit Sie eben Ihre betriebswirtschaftlichen Zahlen im Griff haben und nicht am Ende des Jahres feststellen müssen, dass Sie leider, leider viel zu viel ausgegeben haben!

Wenn Sie also noch keinen Budgetplan haben, dann erstellen Sie jetzt einen und ja, diesen brauchen Sie auch als Einzelunternehmer und auch mit einem Online-Business!

Herzlichst, Ihre

Karin Cvrtila

PS Wenn Sie jetzt sagen „ich kann gar keinen Budgetplan machen, weil meine Angebote noch gar nicht feststehen“, dann helfe ich Ihnen gerne bei Ihrer Angebotsentwicklung weiter! Und nebenbei können wir auch Ihren Budgetplan erstellen 🙂

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