Kosten Online-Business: mit welchen Sie rechnen sollen

By Karin Cvrtila

April 18, 2019


Über Geld spricht man nicht, aber wir müssen auch mal über die Kosten eines Online-Business reden. Die landläufige Meinung dazu ist, dass ein Online-Business ja nichts kostet. Gleich vorweg, das stimmt leider nicht so ganz.

Allerdings und das ist auch die gute Nachricht: die Kosten sind überschaubar und halten sich im Vergleich zur Gründung eines offline Business in Grenzen.

Sie benötigen daher auch keine große Finanzierung, Kredite und dergleichen, ich rate davon ab. Allerdings nur, wenn Sie über Eigenmittel verfügen, die nicht all zu hoch sein müssen.

Welche Kosten im Online-Business kommen nun auf Sie tatsächlich zu? Heute möchte ich Ihnen einen groben Überblick geben und erste Hinweise, wo Sie sparen können und wo auch nicht.

Home-Office, eigenes Büro oder Coworking-Space

Die erste Entscheidung, die Sie zu treffen haben, ist: wollen Sie vom eigenen Home-Office arbeiten oder ein eigenes Büro oder in einem Coworking-Space arbeiten?

Natürlich kann man auch alle drei Varianten kombinieren. Letztlich ist es auch eine Kostenfrage. Reisen Sie viel und wollen sich ein Online-Business aufbauen, um möglichst mobil zu sein und ortsunabhängig arbeiten zu können?

Ja? Dann sind wir uns nicht unähnlich 🙂 In diesem Fall bietet sich ein Home-Office Arbeitsplatz an. Jedoch sollten Sie tatsächlich darauf achten, dass Sie nach Möglichkeit ein eigenes Zimmer dafür zur Verfügung haben oder zumindest einen fixen Schreibtisch. Die Couch oder der Esszimmertisch eignen sich auf längere Sicht definitiv nicht für den Aufbau eines Online-Business.

Ich habe bereits einmal in einem Blogbeitrag beschrieben wie Ihr Home-Office ausgestattet sein sollte und auch wie Sie darin Fokus finden.

Ob Sie nun außerhalb oder innerhalb Ihrer eigenen 4 Wände arbeiten, hängt auch davon ab wie Sie arbeiten. Wenn Sie beispielsweise viele Online-Meetings durchführen, so werden Sie einen ruhigen Platz benötigen. In dem Fall eignen sich Coworking-Spaces eher nicht an.

Sie können aber natürlich auch zwischen Home-Office und Coworking-Space wechseln. Der Vorteil liegt sicher in der hohen Flexibilität und der Mix eignet sich für Personen, die dann doch mehr Community und Ansprache benötigen.

Wenn Sie sich für ein eigenes fixes Büro entscheiden, dann müssen Sie diese Kosten einrechnen. Klar, wenn Sie planen, dass Kunden zu Ihnen direkt kommen, dann benötigen Sie die entsprechenden Räumlichkeiten. Aber rechnen Sie damit, dass Sie diese dann auch regelmäßig bezahlen müssen und daher auch regelmäßige Geldflüsse notwendig sind.

Bevor Sie daher irgendwelche langfristigen Verpflichtungen eingehen, sollten Sie sich Gedanken darüber machen, welche Art von Online-Business Sie führen wollen, was Sie konkret anbieten möchten und vor allem wie Sie Ihre Leistung erbringen werden. Daraus ergibt sich meist die Antwort auf die Frage, ob Sie künftig im Home-Office, eigenen Büro oder im Coworking-Space arbeiten werden.

Alleine oder mit Mitarbeitern

Und werden Sie gleich Mitarbeiter einstellen?

Diese Frage ist eine der größten Entscheidungen, wenn es um die Frage der Kosten geht. Fix angestellte Mitarbeiter bedeuten einerseits laufende Kosten, die Sie auch nicht so schnell wieder einsparen können. Sie büßen also an Flexibilität ein.

Andererseits heißt dies durchgehend dafür sorgen zu müssen, dass Ihre Mitarbeiter beschäftigt sind. D.h. Sie ausreichend Kunden gewinnen und somit Umsätze machen, damit Sie Ihre Mitarbeiter auch bezahlen können. Dabei sollte die Auftragslage und Auslastung relativ konstant sein, um auch größere Schwankungen abfedern zu können. Sowohl wenn es mal mehr als auch mal weniger zu tun gibt.

Dies hängt maßgeblich von Ihrem gewählten Geschäftsmodell ab. In projektbezogenen Modellen ist eine konstante Auftragslage nur schwer zu erlangen.

Sie müssen jedoch Mitarbeiter, vor allem zu Beginn, nicht fix anstellen, sondern können mit anderen „Freelancern“ zusammenarbeiten. Das könnten vor allem virtuelle Assistenten sein, die Sie je nach Arbeitsaufwand einsetzen können.

Die Vorteile liegen klar in dadurch gewonnener Flexibilität und auch Kostenreduktion. Wenn Sie nach einer Zeit merken, dass Sie dauerhaft Umsätze generieren, dann denken Sie über fix angestellte Mitarbeiter nach, die ja auch virtuell tätig sein können.

Versuchen Sie zu Beginn Kosten zu sparen, aber nehmen Sie Hilfe in Anspruch und lassen sich unterstützen durch virtuelle Assistenzen, aber auch Webseiten-Entwickler oder Personen, die Ihnen die Social Media Arbeit abnehmen können. Und nutzen Sie Ihre gewonnene Zeit, um an Ihrem Unternehmen zu arbeiten und Kunden zu gewinnen.

Tools, Internet und Co

Eine kleine Warnung vorweg: man kann Unmengen an Geld ausgeben für diverse Tools und kleine Helferlein. Das Fatale daran ist, dass Sie es gar nicht so richtig merken, weil die einzelnen Tools nicht so viel kosten, in Summe aber gar nicht so wenig ausmachen. Deswegen Vorsicht, besonders wenn Sie so Tool-verliebt sind wie ich 😉

Aber natürlich werden Sie einiges an Tools für ein Online-Business benötigen und diese kosten eben nicht die Welt. Für den Beginn reichen meist die kostenlosen Varianten aus. Das wäre überhaupt man Rat an Sie, dass Sie erstmal immer Tools kostenfrei ausprobieren und testen, um danach entscheiden zu können, ob Sie tatsächlich mit dem entsprechenden Tool weiterarbeiten wollen oder dieses Tool nur Kosten in Ihrem Online-Business verursacht.

Dennoch seien Sie sich auch gewiss, dass Sie nicht umhin kommen werden einige Tools eben auch in der Bezahlvariante zu nutzen.

Aber, was braucht es nun zu Beginn, beim Start in das Online-Business?

Basics für den Start

Grundsätzlich werden Sie für folgende Basics Geld in die Hand nehmen müssen:

  1. Domain: also wie Ihre Webseite heißt
  2. Hosting: Ihre Webseite und auch Ihre E-Mails müssen irgendwo liegen, sprich Ihr virtueller Speicherplatz für Ihre Webseiteninhalte
  3. Computer/Laptop: die Hardware, die Sie hauptsächlich zum Arbeiten benötigen. Zu Beginn reicht sogar ein Laptop aus, mit der Zeit würde ich Ihnen einen Stand-Computer (PC oder MAC) ans Herz legen, nicht zuletzt Ihrer Augen und Ihrem Rücken zur liebe
  4. Internetanbindung: ein Online-Business funktioniert nun mal nur über das Internet. Falls Sie viel unterwegs sind, dann denken Sie auch über eine mobile Lösung nach
  5. Telefon: Sie werden nach wie vor, auch wenn Sie vieles oder fast alles online abwickeln, angerufen werden. Außerdem verlangt auch das Gesetz, zumindest in Österreich, dass Sie telefonisch erreichbar sind, also eine Telefon-Nummer haben. Ich gehe aber davon aus, dass Sie so oder so nicht auf Ihr Handy verzichten wollen 😉

Tools für den Start

Zu Beginn reichen folgende Tools vollkommen aus:

  1. WordPress: bitte unbedingt in der .org (also der kostenlosen) Version. Sie können natürlich Ihre Webseite auch mit anderen Systemen bauen, jedoch hat sich WordPress nicht zuletzt aufgrund der vielen Plugins als am besten nutzbar erwiesen.
  2. Theme: das ist das Design Ihrer Webseite, davon gibt es sehr viele und viele sind auch kostenlos, wobei ich hier ein paar Euros durchaus investieren würde. Sie können später noch immer Ihr Theme wechseln.
  3. Diverse Plugins um Ihre WordPress-Seite abzusichern, aber auch DSGVO-konform umzusetzen oder auch um Ihre Beiträge SEO -mässig aufzuarbeiten. Die meisten dieser Plugins reichen in der kostenlosen Version auch später aus.
  4. Newsletter-Eintrag: das stellt meist Ihr Theme zur Verfügung und das reicht auch für den Start. Später können Sie überlegen, ob Sie ein professionelles Newsletter-Eintragung-Tool in Anspruch nehmen wollen.
  5. Newsletter-Anbieter: das ist der Anbieter über den Sie Ihren Newsletter versenden können und der meistens auch einiges mehr kann. Die meisten Anbieter haben Pakete im Angebot, die sich nach der Anzahl der Abonnenten Ihres Newsletters richten. Zu Beginn ist hier also mit keinen oder nur geringen Kosten zu rechnen.
  6. Analyse-Tool für Ihre Webseite. Jetzt kann man sagen, dass man das nicht sofort braucht. Stimmt schon, ich bestehe aber darauf 😉 , damit Sie Ihren Fortschritt messen können und laufend verbessern. Übrigens reichen hier kostenlose Tools wie Google Analytics aus.
  7. Irgendein Textverarbeitungsttool, ob nun das von Microsoft, Apple oder Google. Je nachdem kann dies mehr oder auch gar nichts kosten.

Tools für den späteren Einsatz

Mit der Zeit werden es immer mehr Tools, aber bitte diese immer mit Bedacht auswählen. Meistens kommen noch folgende Tools zum Einsatz:

  1. Terminvereinbarungstool
  2. Landingpage-Erstellungs Tools
  3. Projektmanagement-Tools, vor allem wenn Sie zunehmend mit anderen Personen zusammenarbeiten
  4. Ein digitaler Kalender
  5. Ein Zahlungsanbieter, also ein Tool, das Sie mieten, um die Zahlungen Ihrer Kunden abzuwickeln
  6. Ein Kurserstellungs-Tool
  7. Video-Hoster
  8. Diverse Videohelfer, wie Schnittprogramme
  9. Online-Meeting Tool, um Ihre Kundengespräche abzuwickeln
  10. Webinar-tool, falls Sie Webinare veranstalten
  11. Ein Shop-System, falls Sie physische Produkte verkaufen wollen
  12. Ein Buchhaltungsprogramm
  13. Diverse andere Helfereins für alle möglichen Einsatzgebiete

Die Liste lässt sich fast endlos fortsetzen, weil es so ziemlich für alle Notwendigkeiten mehrere brauchbare Tools gibt. Die Kunst besteht darin sich nicht in den diversen Tools zu verzetteln und Tools auszuwählen, die nach Möglichkeit mehrere Funktionen erfüllen.

Sehen Sie auch bitte davon ab sich tagelang mit der Auswahl des optimalen Tools auseinanderzusetzen. Das optimale Tool gibt es nicht!

Am besten Sie schreiben Ihre Tool-Kosten in einer Extra Liste mit, damit Sie hier immer einen Überblick haben und auch sehen welche Tools Sie tatsächlich nutzen und welche Sie eventuell kündigen können. Ich kann Ihnen daher nur empfehlen ab und zu Ihre Tools auch mal kräftig auszumisten.

Steuer, Sozialversicherung und Co

Tja, wir müssen leider auch über Steuern, Sozialversicherungen und Abgaben sprechen. Für Viele leider ein Thema, das gerne umschifft wird.

Aber: Sie müssen von Beginn an Ihre Steuer- und Sozialversicherungsabgaben (inkl. Pensionsrücklagen) mit einkalkulieren. Zu Beginn gibt es jede Menge Begünstigungen, aber spätestens nach 2 Jahren kann das böse Erwachen kommen. Nämlich dann, wenn Sie Steuern und Sozialversicherungsabgaben häufig nachzahlen und gleichzeitig auch vorauszahlen müssen.

Nicht wenige nehmen zu diesem Zeitpunkt Kredite auf oder müssen zusperren. Warum? Weil nicht rechtzeitig darauf geachtet wurde Rücklagen zu bilden, um dann eben Steuern & Co bezahlen zu können.

Am besten gelingt es, wenn Sie eine Teil Ihres Umsatzes von Anfang an auf die Seite legen. Ja, ich weiß schon, dass macht niemand gerne und meist ist es zu Beginn so, dass man nicht wahnsinnig viel zur Seite schaffen kann. Aber der Tag an dem die Steuer und Sozialversicherung fällig wird, kommt bestimmt. Sorgen Sie also vor!

Beratung, Weiterbildung, Steuerberater, Anwalt und Co

Aus meiner persönlichen Sicht gibt es 2 Posten, an denen Sie bereits zu Beginn nicht sparen sollten: nämlich an einem Steuerberater und einem Anwalt. Das wäre Sparen am falschen Fleck!

Die meisten Steuervorschriften sind derart komplex, dass Sie die Erklärungen nicht mehr einfach selbst machen können. Zumindest nicht ohne hohes Risiko. Ihr Steuerberater hat jedoch alle Ihre Steuern im Griff und kann Sie darüber hinaus in vielen steuerlichen Belangen, aber auch rechtlichen beraten. Nehmen Sie diese Beratung und die Leistungen des Steuerberaters in Anspruch!

Darüber hinaus hilft Ihnen Ihr Steuerberater auch Kosten zu sparen und im Endeffekt können Sie das Honorar Ihres Steuerberaters selbst von der Steuer absetzen. Im Idealfall hat Ihr Steuerberater Erfahrung und Kenntnisse im Online-Business, d.h. auch über grenzüberschreitende Verkäufe, die Ihre Mehrwertsteuer-Abgaben unwillkürlich verkomplizieren.

Ähnliches gilt für anwältliche Hilfe. Sie benötigen für ein Online-Business eine Datenschutzerklärung, im besten Fall auch AGB’s und auf jeden Fall einiges an Beratung, damit Sie Ihr Online-Business DSGVO-konform umsetzen können. Hier kann man auch Datenschutz-Generatoren zur Hilfe nehmen, aber Sie werden hier Kosten einkalkulieren müssen. Riskieren ist hier sicher nicht zielführend!

Häufig wird unterschätzt, dass Sie auch fachliche Hilfe bei dem Aufbau Ihres Unternehmens benötigen. Sei es in Form einer Beratung zu unterschiedlichen Aspekten Ihres Online-Business, als auch für die Umsetzung dieser. Z.B. Beratung zu Ihrer Analyse und Online-Strategie, Umsetzung Ihrer Webseite, Einrichtung Ihres Newsletter-Anbieters und einiges mehr. Rechnen Sie also auch ein wenig Geld für Leute wie mich ein 😉

Ernsthaft: ein Online-Business bedeutet auch laufende Weiterbildung. Das können Sie natürlich auch selbst in Angriff nehmen oder aber sich eben durch erfahrene Berater, Coaches oder Trainer weiterhelfen lassen. Sie geben zwar zuerst Geld aus, sparen aber danach, weil Sie keine Umwege und Irrläufe in Ihrem Business gehen. Eine Investition, die sich lohnt!

Ihre Lebenshaltungskosten

Der größte Brocken zum Schluß, der gleichzeitig auch gerne übersehen wird. Sie müssen von irgendetwas leben!

Nun höre ich oft „ja eh, ich lebe ja dann von meinem Online-Business“. Das stimmt auch grundsätzlich, nicht jedoch gleich zu Beginn!

Ein profitables Online-Business bauen Sie nicht über Nacht auf. Es kann schon mal, und da will ich ehrlich sein, 1-3 Jahre dauern bis Sie von Ihrem Online-Business leben können.

So lange werden Sie jetzt vielleicht sagen? Ja! Ein Online-Business baut man Schritt-für-Schritt auf und Sie benötigen eben länger bis Sie Ihr Unternehmen bekannt gemacht haben und vor allem laufend Kunden gewinnen. Die Investition zahlt sich jedoch aus, weil es mit der Zeit auch immer leichter wird neue Kunden zu akquirieren.

In der Zwischenzeit müssen Sie Ihre Lebenshaltungskosten finanzieren. Ich würde hier sicherheitshalber durchaus von 2 Jahren im Schnitt ausgehen. Also 2 Jahre, die Sie sich irgendwie selbst finanzieren können. Sei dies durch Rücklagen, die Sie zuvor gebildet haben oder auch einen Nebenjob, den Sie noch haben. Sie könnten also auch als „Side-Preneur“ in Ihre Selbständigkeit starten, d.h. neben Ihrem normalen Job und dort die Stunden nach und nach reduzieren.

Diese Vorgangsweise der Selbstfinanzierung wird im Online-Business Jargon gerne Bootstrapping genannt. D.h. Sie finanzieren zu Beginn selbst Ihre Kosten, deshalb ist es ratsam davor Rücklagen zu bilden. Später finanzieren Sie Ihre laufenden Kosten, und ja auch sich selbst, durch die Einnahmen aus Ihrem erfolgreichen Online-Business.

Fazit

Ein Online-Business aufzubauen kostet tatsächlich weniger Geld als wenn Sie ein traditionelles Unternehmen gründen. Dennoch sind die Kosten nicht zu unterschätzen und sollten von Beginn an mit eingerechnet werden. Weil wer mag schon böse Überraschungen? Eben!

Behalten Sie daher von Beginn an Ihre Kosten im Blick.

Herzlichst, Ihre

Karin Cvrtila

PS Und klar, falls Sie Hilfe beim Aufbau Ihres Online-Business benötigen, so bin ich gerne zur Stelle 🙂 Machen Sie sich einfach einen unverbindlichen Termin für ein kostenloses Erstgespräch aus.

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