Online-Meetings: schon einmal ausprobiert?

Immer wieder wird über Meetings gejammert: Sie bringen nichts, sind reine Zeitverschwendung, mühsam, anstrengend, langweilig … die Liste könnte ewig weitergehen.

Meetings sind aus vielen Gründen oft tatsächlich nicht effizient. Aber muss das so sein? Sicher nicht!

Woran Meetings scheitern

Meetings sind nicht mit einem gemütlichen Kaffee-Plausch mit einem Freund zu vergleichen. Doch oft werden sie genauso behandelt, als wären sie in die Freizeitgestaltung eingebettet.

Ein Ziel muss bei einem Meeting immer vorgegeben werden – einfach treffen und ein wenig plaudern, mag zwar nett sein, bringt aber wenig. Im Wesentlichen fehlt es oft an einer Struktur, die jedoch essentiell für jedes Meeting ist, sofern du Ergebnisse erwartest.

Woran scheitern Meetings tatsächlich? Meist lassen sich erfolglose Meetings an folgenden drei Hauptgründen festmachen:

1. Mangelnde Vorbereitung des Meetings

Eine Agenda für das Meeting, die im Vorfeld an alle TeilnehmerInnen gesendet wird, ist unablässig! Überlege dir vorher genau, ob wirklich 30 Leute am Meeting teilnehmen müssen und ob wirklich alle 30 in das Projekt oder Thema involviert sind.

In der Agenda sollte genau festgelegt werden, welche Punkte besprochen werden. Und hier beginnt meist das Übel: 20 Punkte und mehr haben auf einer Tagesordnung für ein Meeting nichts zu suchen. Außer du planst eine mehrtägige Konferenz. Auch Unterlagen, die im Meeting besprochen werden sollen, sollten bereits im Voraus an alle Beteiligten gesendet werden – und sie sind natürlich vor dem Meeting zu lesen, nicht erst währenddessen.

Ein entscheidender Punkt für ein gelungenes Meeting ist die vorher festgelegte Dauer. Und wenn möglich, beschränke das Meeting auf 1-2 Stunden. Danach sinkt die Konzentration und der positive Druck, die Agenda tatsächlich abzuarbeiten, steigt.

2. Mangelnde Disziplin in den Meetings

Das beginnt oft mit Unpünktlichkeit der TeilnehmerInnen. Unpünktlichkeit ist immer auch ein Zeichen mangelnden Respekts anderen gegenüber – und sie bedeutet, dass der Zeitplan noch vor Start des Meetings durcheinandergerät.

Während des Meetings sind Handyspielereien, Getratsche und Telefonate ein absolutes No-Go. Hier ist der Moderator gefordert.

Ebenso liegt es in der Hand des Moderators, darauf zu achten, dass Diskussionen nicht ausarten und die Runde zu den wesentlichen Themen zurückkehrt. Hier hilft die vorbereitete Agenda und der festgelegte Zeitrahmen.

3. Mangelnde Nachbearbeitung von Meetings

Jedes Meeting muss mit einem klaren Ergebnis enden! Das heißt: Was sind die nächsten Schritte, und wer übernimmt diese bis wann? Danach sollten die Ergebnisse (idealerweise mit Protokoll) zeitnah an alle TeilnehmerInnen versendet werden.

Diese Unterlagen sollen natürlich nicht in einer Schublade oder einem digitalen Ordner versanden, sondern als Basis für die weitere Arbeit am Projekt dienen.

Du siehst, Meetings bedeuten jede Menge Arbeit. Aber genau das ist der Sinn und Zweck eines Meetings!

Vorteile von Online-Meetings

Werden diese Mängel einfach so behoben, nur weil das Meeting online stattfindet? Natürlich nicht. Ein Online-Meeting braucht genauso viel Struktur, Vor- und Nachbereitung wie ein persönliches Meeting. Auch bei einem Online-Meeting kommst du also nicht um die drei oben genannten Punkte herum.

Dennoch gibt es einen grundlegenden Vorteil bei Online-Meetings: Zeit- und Kostenersparnis!

Wenn du dich selbst auf ein Meeting vorbereitest – was du tun solltest, auch wenn du nicht der Moderator bist – kalkuliere immer Anreisezeiten mit ein. Eine Selbstverständlichkeit, die dennoch oft in der Tagesplanung untergeht. Auch wenn ein Meeting nur 1 Stunde dauert, aber du eine halbe Stunde Anreiseweg hast, kommst du in Summe auf rund 2 Stunden – ohne Vor- und Nachbearbeitungszeit! Bei einem Online-Meeting wäre das nur 1 Stunde!

Falls du für ein Meeting sogar in eine andere Stadt oder ein anderes Land reisen müsstest, ist die Zeit- und Kostenersparnis umso höher. Bei einem Online-Meeting bleibt es bei den tatsächlichen Meeting-Stunden, und die restliche Zeit kannst du produktiv weiterarbeiten.

Ein weiterer Vorteil von Online-Meetings ist auch der geringere Organisationsaufwand. Du brauchst keinen extra Raum und musst keine Flüge oder Hotels buchen – du kannst bequem von deinem Arbeitsplatz aus teilnehmen.

Wie ein Online-Meeting abläuft

Generell trifft man sich auch in einem Raum – nur eben virtuell per Videokonferenz. Ein Online-Meeting ist deswegen nicht unpersönlicher: Man sieht sich dennoch und kann interagieren wie bei einem persönlichen Treffen. Auch ein Gruppentreffen ist möglich.

Wie bei einem persönlichen Treffen hast du viele Möglichkeiten: Du bist ebenso ungestört, kannst etwas am Bildschirm zeigen, diskutieren und vieles mehr.

Du denkst, das wäre technisch kompliziert? Nein, gar nicht. Eine Internetverbindung brauchst du natürlich, aber es gibt viele Tools, die sich leicht für Online-Meetings nutzen lassen.

Das wohl bekannteste ist nach wie vor Skype – allerdings heutzutage fast schon „Schnee von gestern“, da die Verbindung oft nicht ideal ist und Skype im Vergleich zu anderen Tools weniger Moderationsmethoden bietet. Heute gängige Tools sind Zoom, WebinarJam, GoToMeeting, Teams und viele andere. Die meisten sind leicht einzurichten, unkompliziert in der Handhabung und bieten fast alle einen Testzugang.

Für welche Formen von Meetings sind diese Online-Tools geeignet? Im Grunde für alles: Schulungen (oft auch Webinare genannt), Produktpräsentationen, Beratungen, „normale“ Besprechungen usw.

Überleg dir doch mal, wann du das nächste Mal ein Online-Meeting-Tool einsetzen könntest und probiere es einfach aus. Du wirst schnell auf den Geschmack kommen – vor allem, wenn du berücksichtigst, wie viel Zeit alle TeilnehmerInnen sparen und produktiver nutzen können.

Fazit

Ein Online-Meeting spart in erster Linie Zeit! Anreisewege entfallen für alle TeilnehmerInnen. Dennoch gelten für ein erfolgreiches Meeting dieselben Regeln wie für ein persönliches Treffen: Eine ordentliche Vor- und Nachbearbeitung ist das A und O.

Hast du schon einmal an einem Online-Meeting teilgenommen? Wie waren deine Erfahrungen damit? Willst du es einmal ausprobieren?

Herzlichst,

Karin 

PS: Ich biete meine Beratungen übrigens in Form von Online-Meetings an – also auch eine Möglichkeit, um ein Online-Meeting auszuprobieren 😉 Warum? Genau aus den oben genannten Gründen: Du sparst dir Zeit für die Anreise und kannst die Beratung unabhängig von deinem Standort in Anspruch nehmen. Und übrigens: Einen Kaffee kannst du im Online-Meeting genauso trinken 😉

Online-Meetings sind jedenfalls auch eine Form eines Geschäftsmodells. Und wenn du mehr über digitale Geschäftsmodelle lesen willst, dann geht es hier entlang.