Online-Meetings: schon einmal ausprobiert?

By Karin Cvrtila

März 1, 2018


Immer wieder wird viel über Meetings im Allgemeinen gejammert: diese bringen nichts, seien reine Zeitverschwendung, mühsam, anstrengend, langweilig … die Liste lässt sich ewig lang fortsetzen.

Meetings sind aus vielen Gründen oft tatsächlich nicht effizient. Aber muss das so sein? Sicher nicht!

Woran Meetings scheitern

Meetings sind nun mal nicht mit einem gemütlichen Kaffee-Plausch mit einem Ihrer Freunde zu vergleichen. Jedoch werden Meetings oft genau so behandelt, als wären diese in der Freizeitgestaltung eingebettet.

Ein Ziel muss bei einem Meeting immer vorgegeben werden – einfach treffen und ein wenig plaudern, mag zwar oft nett sein, bringt aber tatsächlich wenig. Im Wesentlichen fehlt es meist an einer Struktur, die jedoch essentiell für jedes Meeting ist, sofern man Ergebnisse aus einem solchen erwartet.

Woran scheitern nun Meetings tatsächlich? Meist lassen sich erfolglose Meetings an folgenden 3 Hauptgründen festmachen:

1. Mangelnde Vorbereitung des Meetings

Eine Agenda für das Meeting, im Vorfeld an alle TeilnehmerInnen ausgesendet, ist unablässig! Alle TeilnehmerInnen? Überlegen Sie zuvor genau, ob wirklich 30 Leute an dem Meeting teilnehmen müssen und wirklich alle 30 in das betreffende Projekt oder Thema involviert sind.

In der Agenda muss genau festgelegt werden, welche Punkte besprochen werden. Und hier beginnt meist das Übel: 20 Punkte und mehr haben auf einer Tagesordnung für ein Meeting nichts zu suchen. Außer Sie planen eine mehrtägige Konferenz. Ebenso sind etwaige Unterlagen, die man im Rahmen des Meetings besprechen will, bereits im Voraus an alle Beteiligten auszusenden. Diese sind übrigens vor dem Meeting zu lesen und nicht erst während des Meetings.

Der fast wichtigste Punkt für ein gelungenes Meeting ist die Dauer des Treffens im Vorfeld genau festzulegen. Und wenn möglich, das Meeting auf 1-2 Stunden zu beschränken. Danach sinkt die Konzentration jedes Teilnehmers. Und man hat einen gewissen positiven Druck die Punkte auf der Agenda tatsächlich abzuarbeiten und voranzukommen.

2. Mangelnde Disziplin in den Meetings

Das beginnt meist mit der Unpünktlichkeit der TeilnehmerInnen. Unpünktlichkeit ist auch immer ein Zeichen mangelnden Respekts Anderen gegenüber. Unpünktlichkeit bei Meetings bedeutet jedoch, dass der Zeitplan noch vor Start des eigentlichen Meetings umgeschmissen wird.

Während des Meetings sind klarerweise Handyspielereien, Getratsche, Telefonate ein absolutes No-Go. Hier ist der Moderator gefordert.

Ebenso liegt es in der Hand des Moderators darauf zu achten, dass Diskussionen nicht ausarten und die Runde zu wesentlichen Themen des Meetings kommt. Hier hilft die zuvor vorbereitete Agenda und auch der festgelegte Zeitrahmen.

3. Mangelnde Nachbearbeitung von Meetings

Jedes Meeting muss mit einem klaren Ergebnis enden! Das heißt: was sind die nächsten Schritte und wer macht diese bis wann. Danach sind die Ergebnisse (im besten Fall mit einem zugehörigen Protokoll) an alle TeilnehmerInnen, relativ zeitnah, nach dem Meeting auszusenden.

Diese Unterlagen sollen selbstverständlich nicht in einer Schublade oder auch digitalem Ordner versanden, sondern als Basis für die weitere Arbeit am betreffenden Projekt dienen.

Sie sehen Meetings bedeuten jede Menge Arbeit. Nur: genau das ist Sinn und Zweck eines Meetings!

Vorteile von Online-Meetings

Und diese zuvor genannten Mängel werden behoben, nur weil das Meeting online stattfindet? Natürlich nicht. Ein Online-Meeting braucht genau so viel Struktur, Vor- und Nachbereitung wie ein persönliches Meeting vor Ort. D.h. mit den 3 oben genannten Mängeln muss man sich auch bei einem Online-Meeting beschäftigen, da kommt man nicht drum herum.

Dennoch gibt es einen grundlegenden Vorteil bei Online-Meetings: Zeit- und Kostenersparnis!

Wenn Sie sich selbst für ein Meeting vorbereiten, das sollten Sie tun, auch wenn Sie nicht der Moderator des Meetings sind, rechnen Sie immer etwaige Anreisewege hinzu. Eine Selbstverständlichkeit, die dennoch in der eigenen Tagesplanung häufig untergeht. Auch wenn ein Meeting für nur 1 Stunde angesetzt ist, Sie jedoch eine halbe Stunde Anreiseweg einzukalkulieren haben, ist in Summe von rund 2 Stunden für das Meeting auszugehen – ohne Vor- und Nachbearbeitungszeit! Im Falle eines Online-Meetings wäre das nur 1 Stunde für das Meeting!

Wenn Sie extra in eine andere Region oder gar Land für ein Meeting reisen müssen, so ist die Zeit- und dann auch Kostenersparnis, um ein Vielfaches höher. Angenommen Sie haben ein Meeting von 2-3 Stunden in einer anderen Stadt, so kann schnell einmal ein ganzer Tag für die 2-3 Stunden Meeting verbraucht werden. Zeit, die Sie nicht so schnell wieder einspielen können. Bei einem Online-Meeting bleibt es bei den 2-3 Stunden Meeting und die restliche Zeit können Sie weiterarbeiten.

Ein weiterer Vorteil von Online-Meetings ist auch der geringere Organisationsaufwand. Sie benötigen nicht einen extra Raum, müssen auch nicht ev. Flüge oder Hotelzimmer buchen, sondern können bequem von Ihrem Arbeitsplatz aus teilnehmen.

Wie ein Online-Meeting abläuft

Generell trifft man sich auch in einem Raum, wie bei einem persönlichen Treffen. Dieser Raum findet jedoch virtuell per Videokonferenz statt. D.h. ein Online-Meeting ist deswegen nicht unpersönlicher, man sieht sich dennoch und interagiert wie bei einem persönlichen Treffen. Auch ein Treffen als Gruppe ist möglich.

Wie bei einem persönlichen Treffen hat man viele Möglichkeiten: man ist ebenso ungestört, kann etwas am Bildschirm den Anderen zeigen, diskutieren und vieles mehr.

Sie meinen, dass wäre von der Technik aber kompliziert? Nein, gar nicht. Internetverbindung brauchen Sie selbstverständlich schon, aber es gibt eine Menge an fix-und-fertigen Tools, die man für Online-Meetings verwenden kann.

Das wohl bekannteste ist nach wie vor Skype, allerdings heute fast schon Schnee von gestern, meist weil die Verbindung nicht 100% gut funktioniert und Skype, im Vergleich zu den heute üblichen Online-Meetings Tools, über weniger Möglichkeiten der Moderationsmethoden verfügt. Nach wie vor ist jedoch Skype im privaten Bereich weit verbreitet und in dem Fall auch zu empfehlen.

Heute gängige Tools sind Zoom, WebinarJam, Go To meeting, Clickmeeting und einige mehr, der Markt boomt in diesem Bereich. Die meisten dieser Tools sind leicht einzurichten, unkompliziert in der Handhabung und haben fast alle einen Testzugang, um das Tool mal unverbindlich auszuprobieren.

Für welche Formen von Meetings sind diese Online-Tools geeignet? Im Grunde für alles, angefangen von Schulungen (oft auch Webinare genannt), Produktpräsentationen, über Beratungen, „normale“ Besprechungen etc.

Denken Sie mal darüber nach, wann Sie das nächste Mal ein Online-Meeting Tool einsetzen könnten und probieren Sie es einfach aus. Ich kann Ihnen versichern, man kommt mit der Zeit auf den Geschmack, vor allem wenn Sie ins Kalkül ziehen wie viel Zeit Sie und alle TeilnehmerInnen sparen, die produktiver verwendet werden kann als in der Gegend herumzufahren.

Fazit

Ein Online-Meeting spart in erster Linie Zeit! Anreisewege entfallen für alle TeilnehmerInnen. Dennoch gelten für ein erfolgreiches Meeting dieselben Spielregeln wie für ein persönliches Meeting: eine ordentliche Vor- und Nachbearbeitung der geplanten Meetings sind dabei das A und O.

Haben Sie bereits einmal an einem Online-Meeting teilgenommen? Wie waren Ihre Erfahrungen damit? Wollen Sie eines ausprobieren?

Herzlichst, Ihre

Karin Cvrtila

PS Ich biete übrigens meine Beratungen in Form von Online-Meetings an – also, auch eine Möglichkeit, um ein Online-Meeting einmal auszuprobieren 😉 Warum? Genau aus den oben genannten Gründen: Sie ersparen sich Zeit für die Anreise, können Beratung in Anspruch nehmen egal wo Sie selbst zu Hause oder niedergelassen sind. Und übrigens: einen Kaffe können Sie im Online-Meeting genau so trinken 😉

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