Ein Plan muss her

Das nächste Jahr naht in Riesenschritten heran. In Wien haben bereits die ersten Christkindlmärkte eröffnet, Marcel Hirscher hat das erste Skirennen in diesem Jahr gewonnen, die Geschäfte beschallen uns mit „Last Christmas“ (sorry, wenn du das Lied jetzt nicht mehr aus dem Kopf bekommst). Alles untrügliche Zeichen, dass Weihnachten, der Winter und somit das neue Jahr im Anmarsch sind.

Momentan, so kurz vor Jahresende, beobachte ich im Business-Bereich zwei Verhaltensweisen:

1. Die einen haben mit diesem Jahr bereits komplett abgeschlossen und denken nur mehr an Weihnachtsfeiern, Geschenke, Urlaube, Silvesterparties
2. Die anderen nutzen noch die letzten Wochen, um alles nachzuholen, was sich dieses Jahr nicht ausgegangen ist oder einfach nicht gekappt hat.

Seltsamerweise werden uns die eigenen Erfolge und Misserfolge immer erst zu Jahresende klar und nicht während des Jahres, wenn noch einiges korrigiert werden könnte, das nicht so gut läuft.

Dennoch ist es gut am Jahresende, oder eben auch mal dazwischen, kurz innezuhalten und darüber nachzudenken, was in den letzten 12 Monaten gut gelaufen ist und was verbesserungswürdig ist.

Welche Ziele du erreichst hast und welche nicht. Auch, ob die Ziele die richtigen waren. Häufig ergibt sich ja, dass wir Zielen nachlaufen, die uns im Endeffekt gar nicht so wichtig sind, andernfalls hätten wir vermutlich etwas getan, um diese zu erreichen.

Also ja zur Reflexion, nur bitte häufiger und nicht erst am Ende des Jahres. Die Erkenntnisse daraus können wir sehr gut für unseren Plan für nächstes Jahr nutzen.

Geh bitte, wozu soll ich einen Plan machen – kommt doch dann eh alles anders

Diesen Einwand höre ich relativ häufig von Kunden, Freunden, Familie oder auch Business-Freunden. Häufig sind das jedoch genau dieselben Leute, die mich fragen, wie ich es den schaffe so viel umzusetzen, zu machen und wie ich alle Verpflichtungen und Aufgaben unter einen Hut bekommen.

Die Antwort auf diese Frage? Ich habe einen Plan 🙂

Ein Plan ist nichts anderes als Strategie, die in eine zeitliche Abfolge gesetzt wird. Bei einem Plan geht man kurz gesagt immer von einem Ziel aus, überlegt sich Maßnahmen dazu, um dieses zu erreichen. Und letztlich gießt man diese Maßnahmen in Zeitpläne unter Berücksichtigung von äußeren Ereignissen. Relativ simpel, oder?

Unser Plan ist nichts anderes als ein Wegweiser, um unser Ziel zu erreichen. Damit wir neben den vielen alltäglichen Aufgaben und neuen Verpflichtungen unseren Fokus nicht verlieren. Dazu benötigen wir einen Plan!

Im Alltag verzetteln wir uns sehr gerne, sei es durch private oder auch berufliche Aufgaben. Häufig stehen wir vor einem Berg von Aufgaben und in dem Moment erscheinen alle wichtig und dringend. Wir verlieren den Fokus für unsere eigentlichen Ziele.

David Allen, der Selbstmanagementguru, nennt das Mikromanagement. Wir beschäftigen uns in solchen Situationen mit 100 Aufgaben, die nicht wichtig sind. Fühlen uns jedoch gleichzeitig sehr geschäftig, der Fokus auf das Große Ganze geht verloren.

Kein Wunder, würde ich meinen. Viele werden in solchen Situationen dann entweder hektisch oder komplett chaotisch und vergessen die Hälfte der Aufgaben, die zu erledigen wären.

Das geschieht häufig aus einem Grund: weil wir einen Plan mit einer To-Do-Liste verwechseln.

Ein guter Plan verfolgt nämlich ein Fokusziel, meinetwegen bis zu drei, aber nicht mehr. Die 1000 Kleinigkeiten, die wir sonst so zu tun haben, gehören nicht in unseren großen Übersichts-Plan, sondern in eine To-Do-Liste. z.B. die Buchhaltung zu machen ist kein Plan, sondern eine Aufgabe für die To-Do-Liste, außer du bist Steuerberater, dann wird dieses Thema für dich wohl umfassender sein.

Für mich persönlich hat ein Plan auch etwas Beruhigendes, vor allem in Stresszeiten. Da setze ich mich gerne hin und mache mir einen Plan, wie ich all meine Aufgaben erledigt bekomme. Dieser kurzfristige Plan wirkt für mich als Motivator und Wegweiser für die Umsetzung.

Zu guter letzt: ein Plan ist nicht statisch. Ja, es kommt manchmal oder sogar oft anders als man denkt. Und in solchen Fällen gilt es, den Plan anzupassen.

Ein Plan muss immer dynamisch sein und bleiben! Das wird nur allzu oft vergessen und so wandern alte Pläne in den Müllkorb, statt sie mal näher unter die Lupe zu nehmen und den neuen Gegebenheiten anzupassen.

Längerfristig planen – aber was bedeutet längerfristig?

Vor meinem 30. Geburtstag, ok, das ist ein paar Järchen her, habe ich eine Pensionsvorsorge abgeschlossen. Mein damaliger Bankberater fragte mich „wollen Sie den Betrag am Ende der Laufzeit auf einmal oder als Rente regelmäßig ausbezahlt bekommen“. Ich war von dieser Frage vollkommen überfordert.

Warum? Weil wir von der Zukunft in 30 Jahren gesprochen haben. Mir, und ich glaube so geht es vielen, fehlte die Vorstellungskraft, was ich mit 60 Jahren will oder brauche. Vielleicht will ich eine Weltreise machen, vielleicht brauche ich das Geld anderweitig, keine Ahnung. Und eigentlich habe ich, um ehrlich zu sein, auch heute noch keine Ahnung, was mit 60 oder 65 sein wird, auch wenn es nun „nur“ mehr 10 bis 15 Jahre bis dahin sind.

Dieser Zeithorizont ist definitiv zu lang. In der Zwischenzeit können 1001 Dinge passieren, in meinem engeren Umfeld, aber auch auf den Finanzmärkten.

Und so ähnlich verhält es sich auch mit unseren Zielen und Plänen. Für die meisten von uns sind Ziele a la „Wo möchtest du in 20-30 Jahren stehen“ nicht nur in weiter Ferne, sondern vollkommen aus dem eigenen Blickwinkel verschwunden.

Daher stelle dir lieber die Frage nach deinen Zielen in den nächsten 5-10 Jahren. Das ist ein übersichtlicherer Zeithorizont. Wenn du dennoch eine Vorstellungskraft für in 20-30 Jahren besitzen, dann gratuliere ich dir und bitte bleibe dabei.

Wenn wir nun ein Ziel haben, das wir in dem für uns übersichtlichen Zeitraum erreichen wollen, so müssen wir bereits heute damit beginnen daran zu arbeiten. Ja, das ist die bittere Wahrheit.

Warum? Weil wir schlicht und einfach sonst unsere Ziele nicht erreichen werden, zumindest nicht in dem dafür vorgesehenen Zeithorizont. Wäre unser Ziel nämlich in viel kürzerer Zeit erreichbar, so würden wir uns dieses gleich für die nächste Woche vornehmen und auch umsetzen, oder?

Der Plan für den Plan

Daher gilt: brich deine Ziele herunter. Von dem großen Ziel in kleinere Maßeinheiten, Zwischenschritte oder wie es im Projektmanagement so schön heißt Meilensteine.

Dabei hilft häufig die Frage weiter „Was kann oder muss ich tun, damit ich mein Ziel in xy Jahren erreiche?“.

Fange mal mit diesem Jahr an. Ok, das gegenwärtige Jahr ist vielleicht zu kurz, aber nehme nächstes Jahr heran. Was müsstest du nächstes Jahr als Zwischenschritt erreichen, damit du dein Ziel in 5 Jahren mit Sicherheit erfüllst?

Wir brechen also unser großes Ziel in Jahresziele herunter. Unser Jahresziel werden wir vermutlich nicht in einem Monat schaffen, daher gilt es während des Jahres und nicht hektisch erst Ende November unsere Ziele umzusetzen.

Damit dies gelingt und du nicht wieder und wieder Aufgaben, die tatsächlich wichtig wären, aufschiebst, breche nun dein Jahresziel auf die 4 Quartale herunter, dann auf das jeweilige Monat und schließlich die Woche.

Je kleinteiliger du bei der Planung wirst, desto greifbarer werden die einzelnen Schritte und Aufgaben und auch das Ziel insgesamt.

Aber übertreibe es bei deiner Jahresplanung nicht. Bereits jetzt jeden einzelnen Tag planen zu wollen, würde dich wohl eher stressen als entspannen.

Beim Jahresplan geht es jedoch darum, dass du deinen roten Faden durch das Jahr findest, damit du dein Jahresziel auch erreichst. Es geht also um den oben beschriebenen Fokus, der dich das Jahr über leiten sollte.

Fazit

Bei der Jahresplanung geht es um das Finden und Umsetzen der eigenen Ziele, um eben an diesen mit Fokus zu arbeiten.

Ein Plan ist jedoch immer nur so gut, wie umsetzbar er auch ist. Nur zu planen, ohne an die Umsetzung zu denken oder diese anzugehen, macht keinen Sinn. Ich denke, dass wir uns hier einig sind, oder?

Wie du deinen Plan dann umsetzt und welche Stolperfallen es zu beachten gibt? Lies hier weiter.

Herzlichst, deine

Karin Cvrtila

PS Du willst deine Jahresplanung nicht alleine machen? Dann unterstützte ich dich gerne dabei, mach dir einfach ein unverbindliches Erstgespräch aus und wir besprechen alles in Ruhe.