Kosten Online-Business: mit welchen du rechnen solltest

Über Geld spricht man nicht, aber wir müssen auch mal über die Kosten eines Online-Business reden. Die landläufige Meinung dazu ist, dass ein Online-Business ja nichts kostet. Gleich vorweg, das stimmt leider nicht so ganz.

Allerdings und das ist auch die gute Nachricht: die Kosten sind überschaubar und halten sich im Vergleich zur Gründung eines offline Business in Grenzen.

Du benötigst daher auch keine große Finanzierung, Kredite und dergleichen, ich rate davon ab. Allerdings nur, wenn du über Eigenmittel verfügst, die nicht all zu hoch sein müssen. Aber, auch wenn dir Viele da draussen etwas anderes weis machen wollen, über Nacht wird es nicht funktionieren.

Welche Kosten im Online-Business kommen nun auf dich tatsächlich zu? Heute möchte ich dir einen groben Überblick geben und erste Hinweise, wo du sparen könntest und wo auch nicht.

Home-Office, eigenes Büro oder Coworking-Space

Die erste Entscheidung, die du zu treffen hast, ist: willst du vom eigenen Home-Office arbeiten oder ein eigenes Büro oder in einem Coworking-Space arbeiten?

Natürlich kann man auch alle drei Varianten kombinieren. Letztlich ist es auch eine Kostenfrage. Reist du viel und willst dir ein Online-Business aufbauen, um möglichst mobil zu sein und ortsunabhängig arbeiten zu können?

Ja? Dann sind wir uns nicht unähnlich 😊 In diesem Fall bietet sich ein Home-Office Arbeitsplatz an. Jedoch solltest du tatsächlich darauf achten, dass du nach Möglichkeit ein eigenes Zimmer dafür zur Verfügung hast oder zumindest einen fixen Schreibtisch. Die Couch oder der Esszimmertisch eignen sich auf längere Sicht definitiv nicht für den Aufbau eines Online-Business.

Ich habe bereits einmal in einem Blogbeitrag beschrieben wie dein Home-Office ausgestattet sein sollte und auch wie du darin Fokus findest.

Ob du nun außerhalb oder innerhalb deiner eigenen 4 Wände arbeitest, hängt auch davon ab wie du arbeitest. Wenn du beispielsweise viele Online-Meetings durchführst, so wirst du einen ruhigen Platz benötigen. In dem Fall eignen sich Coworking-Spaces eher nicht.

Du kannst aber natürlich auch zwischen Home-Office und Coworking-Space wechseln. Der Vorteil liegt sicher in der hohen Flexibilität und der Mix eignet sich für Personen, die dann doch mehr Community und Ansprache benötigen.

Wenn du dich für ein eigenes fixes Büro (also außerhalb deiner Wohnung) entscheidest, dann musst du diese Kosten einrechnen. Klar, wenn du planst, dass KundInnen zu dir direkt kommen, dann benötigst du die entsprechenden Räumlichkeiten. Aber rechne damit, dass du diese dann auch regelmäßig bezahlen musst und daher auch regelmäßige Geldflüsse notwendig sind.

Bevor du daher irgendwelche langfristigen Verpflichtungen eingehst, solltest du dir Gedanken darüber machen, welche Art von Online-Business du führen willst, was du konkret anbieten möchtest und vor allem wie du deine Leistung erbringen wirst. Daraus ergibt sich meist die Antwort auf die Frage, ob du künftig im Home-Office, eigenen Büro oder im Coworking-Space arbeiten sollst.

Alleine oder mit MitarbeiterInnen

Und wirst du gleich MitarbeiterInnen vor Ort einstellen?

Diese Frage ist eine der größten Entscheidungen, wenn es um die Frage der Kosten geht. Fix angestellte MitarbeiterInnen bedeuten einerseits laufende Kosten, die du auch nicht so schnell wieder einsparen kannst. Du büßt also an Flexibilität ein.

Andererseits heißt dies durchgehend dafür sorgen zu müssen, dass deine MitarbeiterInnen beschäftigt sind. D.h. du ausreichend Kunden gewinnst und somit Umsätze machst, damit du deine MitarbeiterInnen auch bezahlen kannst. Dabei sollte die Auftragslage und Auslastung relativ konstant sein, um auch größere Schwankungen abfedern zu können. Sowohl wenn es mal mehr als auch mal weniger zu tun gibt.

Dies hängt maßgeblich von deinem gewählten Geschäftsmodell ab. In projektbezogenen Modellen ist eine konstante Auftragslage nur schwer zu erlangen.

Du musst jedoch MitarbeiterInnen, vor allem zu Beginn, nicht fix anstellen, sondern kannst mit anderen „Freelancern“ zusammenarbeiten. Das könnten vor allem virtuelle AssistentInnen sein, die du je nach Arbeitsaufwand einsetzen kannst.

Die Vorteile liegen klar in dadurch gewonnener Flexibilität und auch Kostenreduktion. Wenn du nach einer Zeit merkst, dass du dauerhaft Umsätze generierst, dann denke über fix angestellte MitarbeiterInnen nach, die ja auch virtuell tätig sein können.

Versuche zu Beginn Kosten zu sparen, aber nehme Hilfe in Anspruch und lasse dich unterstützen durch virtuelle Assistenzen, aber auch Webseiten-EntwicklerInnen oder Personen, die dir die Social Media Arbeit abnehmen können. Und nutze deine gewonnene Zeit, um an deinem Unternehmen zu arbeiten und KundInnen zu gewinnen.

Tools, Internet und Co

Eine kleine Warnung vorweg: man kann Unmengen an Geld ausgeben für diverse Tools und kleine Helferlein. Das Fatale daran ist, dass du es gar nicht so richtig merkst, weil die einzelnen Tools nicht so viel kosten, in Summe aber gar nicht so wenig ausmachen. Deswegen Vorsicht, besonders wenn du so Tool-verliebt bist wie ich 😉

Aber natürlich wirst du einiges an Tools für ein Online-Business benötigen und diese kosten eben nicht die Welt. Für den Beginn reichen meist die kostenlosen Varianten aus. Das wäre überhaupt man Rat an dich, dass du erstmal immer Tools kostenfrei ausprobieren und testest, um danach entscheiden zu können, ob du tatsächlich mit dem entsprechenden Tool weiterarbeiten willst oder dieses Tool nur Kosten in deinem Online-Business verursacht.

Dennoch sei dir auch gewiss, dass du nicht umhin kommen wirst einige Tools eben auch in der Bezahlvariante zu nutzen.

Aber, was braucht es nun zu Beginn, beim Start in das Online-Business?

Basics für den Start

Grundsätzlich wirst du für folgende Basics Geld in die Hand nehmen müssen:

• Domain: also wie deine Webseite heißt
• Hosting: deine Webseite und auch deine E-Mails müssen irgendwo liegen, sprich dein virtueller Speicherplatz für deine Webseiteninhalte
• Computer/Laptop: die Hardware, die du hauptsächlich zum Arbeiten benötigst. Zu Beginn reicht sogar ein Laptop aus, mit der Zeit würde ich dir einen Stand-Computer (PC oder Mac) ans Herz legen, nicht zuletzt deiner Augen und deinem Rücken zur Liebe
• Internetanbindung: ein Online-Business funktioniert nun mal nur über das Internet. Falls du viel unterwegs bist, dann denke auch über eine mobile Lösung nach
• Telefon: du wirst nach wie vor, auch wenn du vieles oder fast alles online abwickelst, angerufen werden. Außerdem verlangt auch das Gesetz, zumindest in Österreich, dass du telefonisch erreichbar bist, also eine Telefon-Nummer hast. Ich gehe aber davon aus, dass du so oder so nicht auf dein Handy verzichten willst 😉

Tools für den Start

Zu Beginn reichen folgende Tools vollkommen aus:

• WordPress: bitte unbedingt in der .org (also der kostenlosen) Version. Du kannst natürlich deine Webseite auch mit anderen Systemen bauen, jedoch hat sich WordPress nicht zuletzt aufgrund der vielen Plugins als am besten nutzbar erwiesen.
• Theme: das ist das Design deiner Webseite, davon gibt es sehr viele und viele sind auch kostenlos, wobei ich hier ein paar Euros durchaus investieren würde. Du kannst später noch immer dein Theme wechseln.
• Diverse Plugins um deine WordPress-Seite abzusichern, aber auch DSGVO-konform umzusetzen oder auch um deine Beiträge SEO -mässig aufzuarbeiten. Die meisten dieser Plugins reichen in der kostenlosen Version auch später aus.
• Newsletter-Anbieter: das ist der Anbieter über den du deinen Newsletter versenden kannst und der meistens auch einiges mehr kann. Die meisten Anbieter haben Pakete im Angebot, die sich nach der Anzahl der AbonnentInnen deines Newsletters richten. Zu Beginn ist hier also mit keinen oder nur geringen Kosten zu rechnen.
• Analyse-Tool für deine Webseite. Jetzt kann man sagen, dass man das nicht sofort braucht. Stimmt schon, ich bestehe aber darauf 😉 , damit du deinen Fortschritt messen und laufend verbessern kannst. Übrigens reichen hier kostenlose Tools wie Google Analytics aus.
• Irgendein Textverarbeitungsttool, ob nun das von Microsoft, Apple oder Google. Je nachdem kann dies mehr oder auch gar nichts kosten.

Tools für den späteren Einsatz

Mit der Zeit werden es immer mehr Tools, aber bitte diese immer mit Bedacht auswählen. Meistens kommen noch folgende Tools zum Einsatz:

• Terminvereinbarungstool
• Landingpage-Erstellungs Tools
• Projektmanagement-Tools, vor allem wenn du zunehmend mit anderen Personen zusammenarbeitest
• Ein digitaler Kalender
• Ein Zahlungsanbieter, also ein Tool, um die Zahlungen deiner KundInnen abzuwickeln
• Ein Kurserstellungs-Tool
• Video-Hoster
• Diverse Videohelfer, wie Schnittprogramme
• Online-Meeting Tool, um deine Kundengespräche abzuwickeln
• Webinar-tool, falls du Webinare veranstalten willst
• Ein Shop-System, falls du physische Produkte verkaufen willst
• Ein Buchhaltungsprogramm
• Diverse andere Helfereins für alle möglichen Einsatzgebiete

Die Liste lässt sich fast endlos fortsetzen, weil es so ziemlich für alle Notwendigkeiten mehrere brauchbare Tools gibt. Die Kunst besteht darin sich nicht in den diversen Tools zu verzetteln und Tools auszuwählen, die nach Möglichkeit mehrere Funktionen erfüllen.

Sehe auch bitte davon ab dich tagelang mit der Auswahl des optimalen Tools auseinanderzusetzen. Das optimale Tool gibt es nicht!

Am besten du notierst dir deine Kosten für diverse Tools in einer Extra Liste, damit du hier immer einen Überblick hast und auch zu sehen, welche Tools du tatsächlich nutzt und welche du eventuell kündigen kannst.

Steuer, Sozialversicherung und Co

Tja, wir müssen leider auch über Steuern, Sozialversicherungen und Abgaben sprechen. Für Viele leider ein Thema, das gerne umschifft wird.

Aber: du musst von Beginn an deine Steuer- und Sozialversicherungsabgaben (inkl. Pensionsrücklagen) mit einkalkulieren. Zu Beginn gibt es jede Menge Begünstigungen, aber spätestens nach 2 Jahren kann das böse Erwachen kommen. Nämlich dann, wenn du Steuern und Sozialversicherungsabgaben häufig nachzahlen und gleichzeitig auch vorauszahlen musst.

Nicht wenige nehmen zu diesem Zeitpunkt Kredite auf oder müssen zusperren. Warum? Weil nicht rechtzeitig darauf geachtet wurde Rücklagen zu bilden, um dann eben Steuern & Co bezahlen zu können.

Am besten gelingt es, wenn du eine Teil deines Umsatzes von Anfang an auf die Seite legst. Ja, ich weiß schon, dass macht niemand gerne und meist ist es zu Beginn so, dass man nicht wahnsinnig viel zur Seite schaffen kann. Aber der Tag an dem die Steuer und Sozialversicherung fällig wird, kommt bestimmt. Sorge also vor!

Beratung, Weiterbildung, Steuerberater, Anwalt und Co

Aus meiner persönlichen Sicht gibt es 2 Posten, an denen du bereits zu Beginn nicht sparen solltest: nämlich an einem Steuerberater und einem Anwalt. Das wäre Sparen am falschen Fleck!

Die meisten Steuervorschriften sind derart komplex, dass du die Erklärungen nicht mehr einfach selbst machen kannst. Zumindest nicht ohne hohes Risiko. Dein Steuerberater hat jedoch alle deine Steuern im Griff und kann dich darüber hinaus in vielen steuerlichen Belangen, aber auch rechtlichen beraten. Nehme diese Beratung und die Leistungen des Steuerberaters in Anspruch!

Darüber hinaus hilft dir dein Steuerberater auch Kosten zu sparen und im Endeffekt kannst du das Honorar deines Steuerberaters selbst von der Steuer absetzen. Im Idealfall hat dein Steuerberater Erfahrung und Kenntnisse im Online-Business, d.h. auch über grenzüberschreitende Verkäufe, die deine Mehrwertsteuer-Abgaben unwillkürlich verkomplizieren.

Ähnliches gilt für anwältliche Hilfe. Du benötigst für ein Online-Business eine Datenschutzerklärung, im besten Fall auch AGB und auf jeden Fall einiges an Beratung, damit du dein Online-Business DSGVO-konform umsetzen kannst. Hier kann man auch Datenschutz-Generatoren zur Hilfe nehmen, aber du wirst hier Kosten einkalkulieren müssen. Riskieren ist hier sicher nicht zielführend!

Häufig wird unterschätzt, dass du auch fachliche Hilfe bei dem Aufbau deines Unternehmens benötigst. Sei es in Form einer Beratung zu unterschiedlichen Aspekten deines Online-Business, als auch für die Umsetzung dieser. Z.B. Beratung zu deiner Analyse und Online-Strategie, Umsetzung deiner Webseite, Einrichtung deines Newsletter-Anbieters und einiges mehr. Rechne also auch ein wenig Geld für Leute wie mich ein 😉

Ernsthaft: ein Online-Business bedeutet auch laufende Weiterbildung. Das kannst du natürlich auch selbst in Angriff nehmen oder aber sich eben durch erfahrene Berater, Coaches oder Trainer weiterhelfen lassen. Du gibst zwar zuerst Geld aus, sparst aber danach, weil du keine Umwege und Irrläufe in deinem Business gehst. Eine Investition, die sich lohnt!

Deine Lebenshaltungskosten

Der größte Brocken zum Schluß, der gleichzeitig auch gerne übersehen wird. Du musst von irgendetwas leben!

Nun höre ich oft „ja eh, ich lebe ja dann von meinem Online-Business“. Das stimmt auch grundsätzlich, nicht jedoch gleich zu Beginn!

Ein profitables Online-Business baust du nicht über Nacht auf. Es kann schon mal, und da will ich ehrlich sein, 1-3 Jahre dauern bis du von deinem Online-Business leben kannst.

So lange wirst du jetzt vielleicht sagen? Ja! Ein Online-Business baut man Schritt-für-Schritt auf und du benötigst eben länger bis du dein Unternehmen bekannt gemacht hast und vor allem laufend KundInnen gewinnst. Die Investition zahlt sich jedoch aus, weil es mit der Zeit auch immer leichter wird neue KundInnen zu akquirieren.

In der Zwischenzeit musst du deine Lebenshaltungskosten finanzieren. Ich würde hier sicherheitshalber durchaus von 2 Jahren im Schnitt ausgehen. Also 2 Jahre, die du dir irgendwie selbst finanzieren kannst. Sei dies durch Rücklagen, die du zuvor gebildet hast oder auch einen Nebenjob, den du noch hast. Du kannst also auch als „Side-Preneur“ in deine Selbständigkeit starten, d.h. neben deinem normalen Job und dort die Stunden nach und nach reduzieren.

Diese Vorgangsweise der Selbstfinanzierung wird im Online-Business Jargon gerne Bootstrapping genannt. D.h. du finanzierst zu Beginn selbst deine Kosten, deshalb ist es ratsam davor Rücklagen zu bilden.

Fazit

Ein Online-Business aufzubauen kostet tatsächlich weniger Geld als wenn du ein traditionelles Unternehmen gründest. Dennoch sind die Kosten nicht zu unterschätzen und sollten von Beginn an mit eingerechnet werden. Weil wer mag schon böse Überraschungen? Eben!

Behalte daher von Beginn an deine Kosten im Blick.

Herzlichst, deine

Karin

PS Und klar, falls du Hilfe beim Aufbau deines Online-Business benötigst, so bin ich gerne zur Stelle 😊 Mach dir einfach einen unverbindlichen Termin für ein kostenloses Erstgespräch aus.